På dette sagsskridt skal du:
- føre tilsyn med de udtrukne hændelser ved opslag i PERSON
- vurdere registreringen
- skrive en afsluttende kommentar til tilsynet af personregistreringen i sognet.
Udtrækket for Ore Sogn ligger nu klar til tilsynet. Det kan man se ved, at ikonet i kolonnen "Kør tilsyn" er blevet mørkeblåt og klikbart. Klik på ikonet.
Vær opmærksom på: at PERSONtjek automatisk sletter udtræk efter fire kalendermåneder. Et udtræk som dannes den 17. juni, slettes automatisk den 17. oktober. Slettedatoen vises på oversigten over planlagte tilsyn. Slettede tilsyn kan ikke genskabes.
Kør tilsyn
Deltagere ved tilsyn af personregistrering
Du har mulighed for at tilføje og fjerne deltagere til tilsyn med personregistrering. Feltet er som udgangspunkt tomt. PERSONtjek indsætter automatisk provsten og sognets kirkebogsførende præst som deltagere. Disse kan fjernes ved at klikke på det lille lyseblå kryds, hvis disse ikke deltager i selve tilsynet af sognets personregistreringer. De navne som registreres som på dette sagsskridt, medtages i den endelige tilsynsrapport til biskoppen.
Du tilføjer et navn, ved at indtaste navnet i det tomme felt og klikke på den grønne knap "Tilføj".
Periode
Dernæst vises de to felter "Perioden fra" og "Perioden til". Disse felter kan ikke ændres.
Tilsynstype
Her vil der enten står "Kvantitativ egenkontrol" eller "Kvalitativ egenkontrol".
Hændelsestype
Her vil der stå de hændelsestyper, som er medtaget i egenkontrollen.
Start tilsyn
Når du klikker på "Start tilsyn", bliver udtrækket låst, og tilsynet starter.
Indtil du klikker på knappen "Start tilsyn", kan du danne et nyt udtræk. Du laver et nyt udtræk på sagstrinnet "Dan udtræk".
Selve tilsynet - opslag i PERSON
Næste sagsskridt er at kopiere borgerens personnummer, og med et opslag i PERSON undersøge, om den enkelte hændelse er registreret korrekt.
I den grå bjælke øverst i PERSONtjek er der et link til artikel om tjeklister, som du bør bruge som udgangspunkt for, hvilke ting du især skal være opmærksom på i forbindelse med hver enkelt registrering.
> Find evt. artikel om tjeklister
NB: Ved at klikke på en af de seks underskrifter i den sorte bjælke, kan hændelsesoplysningerne rangeres forskelligt, for eksempel alfabetisk efter borgerens navn, hændelsestype eller registreringsdato.
Opslag i PERSON
I kolonnen "CPR-nr" er der nu kommet et ikon, som forstiller en udklipsholder; se billedet nedenfor. Når du holder din musepil over ét af ikonerne vises følgende vejledningstekst:
Når du klikker på udklipsholderen, bliver personnummeret kopieret til din udklipsholder. Derefter laver du et personopslag i PERSON, eller et hændelseskatalog i PERSON.
> Læs evt. artikel om hvordan du laver et hændelseskatalog i PERSON
TIP: Det er en god idé, at du i PERSON er logget ind som sognet, som er knyttet som myndighed til registreringen.
> Læs evt. artikel om at oprette roller i PERSON
Ved at klikke på det lille ikon for udklipsholder, kopierer du borgerens personnummer til din computers udklipsholder.
Derefter laver du et opslag i PERSON:
For at sætte personnummeret ind i feltet, skal man på tastaturet enten:
- klikke på CTRL og dernæst også klikke på på tasten "v", eller
- klikke på højre musetast og vælge menupunktet "Sæt ind".
Dernæst klikker du på "Enter" på tastaturet eller på knappen "Søg" nederst i bunden i PERSON.
Du kan nu undersøge den hændelse i PERSON, som fremgår af udtrækket i PERSONtjek. Hvis hændelsen i PERSONtjek eksempelvis drejer sig om en kirkelig vielse, klikker du på knappen "Vielse" på personsiden i PERSON, og undersøger registreringen af vielsen, eller finder registreringen i et hændelseskatalog.
Bemærkning til registreringen
Når du har undersøgt registreringen i PERSON, vender du tilbage til PERSONtjek og klikker på knappen "?" ud for den registrering, som du har undersøgt:
Herefter vises vinduet vist nedenfor.
Hvis du ikke har en bemærkning til registreringen, klikker du på den grønne knap.
Hvis du har en bemærkning til registreringen, skriver du en bemærkning, og klikker derefter på den røde knap.
NB: Det er tanken, at eventuelle korrektioner i PERSON gennemføres efter tilsynet; ikke under tilsynet. Dette beskrives i artiklen "PERSONtjek Tilsyn 10 af 11 - Rapporter klar til forsendelse".
> Læs evt. artiklen PERSONTJEK Tilsyn 10 af 11 om rapporter til forsendelse
I dette tilfælde var hændelsen korrekt registreret, og du klikker på den grønne knap. På oversigtssiden bliver denne oplysning vist således:
Optælling af bemærkninger og antal sager til egenkontrol
På listen over hændelser er der længst til højre to tællere, som ser således ud:
Tallet over kolonnen med "?"-ikonerne viser, hvor mange poster du ikke har bemærkninger til (tallet før skråstregen), og hvor mange poster du har bemærkninger til (tallet efter skråstregen). Alle tal er hvide som udgangspunkt.
Hvis du har udtrukket 8 sager til et tilsyn, skal der inden egenkontrollen stå "0/0".
Hvis du godkender 7 sager, og finder 1 mangelfuld, vil der ved slutning af egenkontrollen stå "7/1".
7-tallet vil være grønt, og 1-tallet være rødt. Farverne repræsenterer den grønne “tommel up”-knap og den røde “tommel ned”-knap.
Tallet over kolonnen med "?"-knapperne viser, hvor mange poster du endnu ikke har behandlet. Hvis du har udtrukket 8 sager til et tilsyn, skal der ved inden egenkontrollen stå "8" i kolonnen yderst til højre. Når du har undersøgt samtlige poster, vil der i kolonnen stå "0". Hvis du vælger at fjerne en hændelse fra egenkontrollen, lægges den i skraldespanden.
Når en hændelse er blevet fjernet fra egenkontrollen
Når en hændelse er blevet fjernet, bliver den placeret under hændelsesudtrækket med et klikbart label, som hedder > "Se fravalgte hændelser".
Hvis du trykker på > Se fravalgte hændelser, folder den eller de fravalgte hændelse(r) sig ud. I dette eksempel er der én post, men der er plads til flere.
Du kan fortryde dit fravalg af en hændelse ved at klikke på den sorte fortryd-knap længst til højre.
Afslutning af tilsynet
Inden du afslutter tilsynet med sognets personregistrering, skal du skrive en afsluttende kommentar i feltet "Bemærkninger til tilsyn af personregistreringer". F.eks. hvilke former for hændelser du undersøgte, eller om du var tilfreds med kvaliteten af de kontrollede personregistreringer. Teksten gemmes i PERSONtjek i 24 måneder. Bemærkningen inkluderes i rapporten til biskoppen.
NB: Du må ikke skrive personhenførbare oplysninger i dette felt, som for eksempel personnumre.
Til dette tilsyn knyttes der følgende kommentar:
"Personregistreringen i Ore Sogn er tilfredsstillende, dog skal der fremadrettet være fokus på sagsbehandling af komplicerede navneændringssager."
Når kommentaren er skrevet, klikker man på knappen "Afslut tilsyn af personregistrering", og et pop-up-vindue vises med overskriften "Gennemse tilsyn".
Hvis der er blevet ført tilsyn med alle hændelser, vil knappen "Godkend tilsyn" være klikbar.
Når du klikker på knappen "Godkend tilsyn", afslutter du din tilsyn med personregistrering i sognet, og vender tilbage til oversigtssiden.
> Læs næste artikel PERSONtjek Tilsyn 8 af 11 - Tilsyn af kontor og kirkenetsudstyr