På dette sagsskridt skal du:
- føre fysisk tilsyn af kontor og kirkenetsudstyr
- udfylde et spørgeskema med sikkerhedsspørgsmål og godkende denne.
Tilbage på oversigtssiden er der kommet et blåt ikon i kolonnen "Tilsyn af kontor og kirkenetsudstyr" ud for Ore Sogn. Tilsynet finder sted ved at møde fysisk op på kirkekontoret, for at sikre, at kirkekontoret udfører sin personregistrering i overensstemmelse med Sikkerhedscirkulæret.
> Læs evt. Sikkerhedscirkulæret
Klik på det blå ikon i kolonnen "Tilsyn af kontor og kirkenetsudstyr" for Ore Sogn.
Dette pop-up-vindue vises:
Du skal nu fastslå, hvilke sogne som er dækket af det kirkekontor, hvor der skal føres fysisk tilsyn. Hvis sognet har eget kirkekontor, som udelukkende udfører personregistrering for dette sogn, skal der kun være flueben ud for dette sogn. I Skovby-Ore-Guldbjerg Pastorat er der fælles kirkekontor, og alle tre sogne skal derfor have sat et flueben ud for sognet. Når du har fastslået, hvor det fysiske tilsyn vil foregå, klikker du på knappen "Start fysisk tilsyn".
Tilsyn af kontor og kirkenetsudstyr
På dette sagstrin besvarer du nedenstående ja/nej-spørgsmål, hvoraf mange har udspring i Sikkerhedscirkulæret. Spørgsmålene er formuleret således, at "Ja" er tilfredsstillende, mens "Nej" kaster lys på mangler eller problematikske forhold. Svarene skal afspejle forholdene på kirkekontoret på dagen for tilsynet, og ikke hvordan forholdene har været eller skal være fremover.
Du har mulighed for at tilføje og fjerne deltagere, samt uploade bilag til dette tilsyn. Et bilag kan for eksempel være ét eller flere fotografier af de fysiske forhold på kontoret.
NB: Du har mulighed for at udskrive spørgsmålsskemaet på papir, og medbringe skemaet til det fysiske tilsyn på kirkekontoret. Klik på det lille *ikon for printer. Derefter får du vist spørgsmålsskemaet som en pdf-fil. Efter endt tilsyn skal spørgsmålene besvares i PERSONtjek.
Afslutning af tilsyn af kontor og kirkenetsudstyr
Når alle spørgsmål er besvaret, skal der knyttes en obligatorisk bemærkning til tilsynet. Bemærkningen inkluderes i rapporten til biskoppen.
NB: Der må ikke skrives personhenførbare oplysninger i dette felt, som for eksempel personnumre eller fulde navne.
Til dette tilsyn knyttes følgende kommentar:
"Fælleskontoret for Ore, Guldbjerg og Skovby lever op til forventningerne og forskrifterne".
Når bemærkningen er formuleret tilfredsstillende, kan du klikke på knappen "Afslut tilsyn af kontor og kirkenetsudstyr".
Et pop-up-vindue dukker op, og giver en oversigt over alle svarene. Næstnederst vises en statusbar, som fortæller, om alle spørgsmål er besvaret. I dette tilfælde er statusbaren grøn, da alle spørgsmål er besvaret.
Klik på knappen "Godkend tilsyn af kontor og kirkenetsudstyr" for at afslutte dette sagskridt.
> Læs næste artikel: PERSONtjek Tilsyn 9 af 11 - Afslut tilsyn