På dette sagsskridt skal du:
- sende en invitation til det eller de sogne, hvor der skal være tilsyn
- indgå en aftale om tilsyn.
Du får nu vist vist skærmbilledet vist nedenfor.
På dette sagsskridt skal du sende en invitation til det eller de sogne, hvor der skal være et tilsyn. Derved fortæller du sognet, hvilken dag og hvilket klokkeslæt, tilsynet vil finde sted ude hos sognet. Invitationen sendes som en mail i Outlook og som en kalenderinvitation til Outlook.
Samtykke
Den allerførste gang du skal sende en invitation til et tilsyn, skal du samtykke i, at PERSONtjek må oprette kalenderaftaler i din kalender i Outlook. Hvis du ikke giver dette samtykke, virker dette sagsskridt ikke.
Klik på knappen "Giv samtykke". Når du har givet samtykke, vises dette:
Hvilke sogne vil du oprette aftale med?
Du skal nu vælge, hvilke sogne der skal have den samme invitation til tilsyn. Hvis flere sogne deler ét kirkekontor, kan du med fordel sende én invitation til alle sognene. Hvis du derimod vurderer, at tilsynsopgaven for alle tre sogne ikke kan gennemføres på én dag, bør du ikke sende en fælles invitation til tilsyn.
I dette tilfælde ønsker du, at tilsynet i Ore og Guldbjerg sogne sker den 29. juni, mens tilsynet i Skovby Sogn sker efter sommerferien. Du sender derfor ikke en invitation til Skovby Sogn.
Sådan ser oversigten over de valgte sogne ud, inden du begynder:
Du sætte et flueben ud for Ore Sogn og et andet flueben ud for Guldbjerg Sogn.
PERSONtjek vil derefter lave et opslag i KIS (Kirkens InformationsSystem) og lede efter følgende personer, som skal modtage invitationen:
- sognets KBF-præst
- provsten i provstiet
- sognets sognepostkasse.
I dette tilfælde ser billedet således ud:
De respektive personers titler står efter deres KM-mailadresser. Det er valgfrit, om du også selv vil modtage invitationen i din Outlook.
Du får en fejlmeddelelse, hvis modtagerne til kalenderinvitationen ikke indlæses korrekt. Du kan læse denne artikel om fejlmeddelelserne.
Dato for afholdelse
Du skal du vælge datoen for tilsynet i Ore og Guldbjerg sogne. Du klikker på "Ingen dato valgt".
Du får nu vist kalenderen vist nedenfor. Vær opmærksom på: at søndag er den 1. ugedag.
Du vælger mandag den 29. juni 2023.
Du kan nu i feltet "Dato for afholdelse" se datoen, som du har valgt. Hvis du ønsker et andet klokkeslæt end fra klokken 10 til 12, klikker du på de respektive knapper og tilpasser tidspunktet.
Tekst til kalenderindkaldelse
I feltet "Tekst til kalenderindkaldelse" skriver du selve indkaldelsen til tilsynet. Bemærk, at feltet automatisk gemmer teksten. Det vil sige, at den tekst, som du skriver i dette felt, automatisk bliver gemt til næste gang, du skal sende en kalenderindkaldelse til et tilsyn.
Når du er færdig, klikker du på knappen "Opret aftale" nederst til højre.
Din oversigtsside er nu blevet opdateret. Du kan du gå i gang med at danne et udtræk til tilsynet med personregistrering.
Selve kalenderindkaldelsen
De personer, som du har udpeget som modtager af indkaldelsen, vil modtage en mail og få lagt indkaldelsen i deres Outlook-kalender:
Hvis man som modtager dobbeltklikker på indkaldelsen i sin Outlook-kalender, vil man kunne læse dato, tidspunkt samt selve indkaldelsen til tilsyn: