Når du klikker på en mappe, åbner sig en ny oversigt i PERSONarkiv. På det nye billede kan du se en oversigt over dokumenter, som er lagt i mappen. Så kan du danne dig et hurtigt overblik over dokumenter, og om dokumenterne kan have relevans for din sagsbehandling,
I dette eksempel er der tale om mappen "Navneændring".
Oversigt over dokumenter
I dette eksempel kan du se, at der er uploadet 3 dokumenter til mappen ”Navneændring” på den pågældende PERSON.
I kolonnen ”Navn” kan du se, hvad dokumentet hedder. Navnet består af tre dele: først navnet på mappen (her 'Navneændring'), dernæst koden på sognet og til sidst den titel, dokumentet fik ved upload.
Hvis du vil se dokumenterne i alfabetisk rækkefølge, trykker du på ”Navn” på den sorte bjælke.
I kolonnen ”Dato” ligger dokumenterne i kronologisk rækkefølge med de nyeste først. Dokumenter med en dato før 1. maj 2025 kommer fra sager, der har været arkiveret i et fysisk arkiv og er blevet lagt i PERSONarkiv på et senere tidspunkt. Her er der typisk tale om dokumentets oprindelige dato eller datoen for afsluttet sagsbehandling. Hvad angår dokumenter med en dato efter 1. maj 2025, vil der være tale om den dato, hvor dokumentet er uploadet til PERSONarkiv.
I kolonnen ”Sogn” kan du se, hvilket sogn dokumentet tilhører. Når du fører musen hen over sognekoden, får du vist navn på sognet og kommunen, som sognet ligger i. Har du roller i flere sogne, kan du se alle dokumenter, der ligger i disse sogne.
Vær opmærksom på: Hvis den lille cirkel er grøn og med et flueben, har du en rolle i det sogn, som har uploadet dokumentet. Du har adgang til både at se og downloade dokumentet.
Vær opmærksom på: Hvis den lille cirkel er grå og uden et flueben, har du ikke en rolle i det sogn, som har uploadet dokumentet. Du har dermed ikke adgang til at se eller downloade dokumentet.
Hændelseslog
I kolonnen ”Log” kan du få vist, hvem der fx har uploadet dokumentet eller efterfølgende downloadet det. Du klikker på det lille ikon, hvorefter der åbnes en boks med logoplysningerne.
Handling
I kolonnen ”Handling” kan du vælge at få dokumentet vist i en forhåndsvisning eller downloade dokumentet. Det vil primært være relevant at downloade dokumentet, hvis der er et andet sogn, som ikke selv har adgang til at se dokumentet, der har bedt om at få det tilsendt.
I kolonnen med tandhjulet kan du klikke på ikonet ud for dokumentet. Her får du mulighed for at redigere beskrivelsen eller at slette dokumentet.
Vær opmærksom på: Du har kun denne mulighed i 30 dage efter, at du har uploadet dokumentet. Herefter vil funktionen være låst. Det er derfor vigtigt, at du ved upload altid kontrollerer, om du har lagt dokumentet på den rigtige person og i det rigtige sogn.
Hvordan får jeg adgang til et spærret dokument?
Hvis der ligger dokumenter i dokumentoversigten, som tilhører et sogn, som du ikke har en rolle i, har du ikke de samme rettigheder til dokumentet.
Det vil sige, at du hverken kan se logoplysningerne, få vist dokumentet, downloade det, redigere beskrivelsen eller slette dokumentet. Du kan blot se, at dokumentet ligger der.
Vurderer du ud fra dokumentets titel og beskrivelse, at du har brug for at se indholdet af dokumentet, kan du klikke på feltet ”Kontakt”. Derefter får du vist en boks med sognets e-mail og med et link til sognets side på sogn.dk. Nu kan du på en nem måde kontakte det pågældende sogn og bede om at få tilsendt en kopi af det pågældende dokument.
> Læs næste artikel: PERSONarkiv 8 af 9 – Skriv en kommentar