Formålet med PERSONarkiv er at give personregisterførerne i landets sogne mulighed for at gemme dokumentation digitalt, som er modtaget i forbindelse med sognets arbejde med personregistrering.
PERSONarkiv anvendes derfor fremadrettet til på en nem og overskuelig måde at arkivere dokumenter om personregistrering, som sognet modtager fremover, samt de dokumenter vedrørende afsluttede sager som sognene har stående i mapper på kontoret.
Der kan være tale om dokumentation, der er modtaget enten på papir eller digitalt fx som en vedhæftet fil i en e-mail. Det er vigtigt, at du lægger dokumentationen i PERSONarkiv hurtigst muligt efter sagens afslutning.
Vær opmærksom på: Ansøgninger og bilag modtaget i "Indkomne sager" i PERSON skal blive i PERSON og ikke arkiveres i PERSONarkiv.
I PERSONarkiv knyttes dokumentationen til den person, som sagen drejer sig om. Hvis sognet for eksempel sagsbehandler en navneændring på et barn og modtager dokumentation for navnet, lægger sognet dokumentet på barnets personnummer i PERSONarkiv.
Dokumentationen er desuden knyttet til det sogn, som har lagt dokumentationen i PERSONarkiv. Det betyder, at en personregisterfører kun kan åbne dokumenter, der lagt i PERSONarkiv af personregisterførerens eget sogn.
Ligger der dokumenter, som er knyttet til et andet sogn, kan personregisterføreren ikke åbne dem, men udelukkende se, at de er knyttet til den pågældende person. I de tilfælde kan personregisterføreren anmode det andet sogn om at få dokumentet tilsendt, hvis det er relevant for den aktuelle sagsbehandling.
Vær opmærksom på: PERSON bliver opdateret med oplysninger fra PERSONarkiv én gang i døgnet i hverdagene.
> Læs næste artikel: PERSONarkiv 2 af 9 – Adgang til PERSONarkiv