Hvis sognet ønsker at rydde op i gamle sager, der ligger i kirkekontorets fysiske arkiv, er PERSONarkiv udviklet til dette formål.
Der stilles ikke krav om, at gamle sager fra det fysiske arkiv skal lægges i PERSONarkiv. Det er på nuværende tidspunkt udelukkende et tilbud til dem, der synes, det kunne give mening.
Hvis du ønsker at lægge dokumenter fra gamle sager i PERSONarkiv, anbefaler vi, at du så vidt muligt begynder med følgende dokumenter:
- Min Sidste Vilje, ønske om askespredning og lignende dokumenter. Disse dokumenter skal lægges i mappen ”Ønsker vedr. dødsfald og begravelse”.
- Omsorgs- og ansvarserklæring. Disse dokumenter skal lægges i mappen ”Faderskab/Medmoderskab”.
- Ansøgning om navneændring, ansøgning om navneændring ved vielse og lignende dokumenter. Disse dokumenter skal lægges i mappen ”Navneændring”.
Når du vil lægge et dokument i PERSONarkiv fra en sag, der er afsluttet før 1. maj 2025, skal du begynde med at følge de samme trin som i ”PERSONarkiv 5 af 9 – Upload et dokument fra en ny sag”. Det vil sige:
- Du vælger mappen med det emne, som sagen handler om.
- Du klikker på den blå knap ”Upload dokument”.
- Du trækker dokumentet ind i rammen eller klikker for at vedhæfte dokumentet fra din computer.
- Du udfylder dokumentoplysningerne under ”Mappe”, ”Sogn”, ”Titel” og ”Kort beskrivelse af dokumentets indhold”.
Vær opmærksom på: Har du dokumenter i det fysiske arkiv fra sager, der er afsluttet efter 1. maj 2025, må du naturligvis også gerne lægge dem i PERSONarkiv.
Under ”Dokumentoplysninger” skal du nu sætte flueben ud for ”Marker her, hvis dokumentet stammer fra en gammel sag, der er afsluttet før 1. maj 2025”.
Der åbner sig nu et nyt felt, der hedder ”Dokumentdato”. Her skal du vælge den oprindelige dato for dokumentet. Du kan ikke vælge en dato, der ligger længere tilbage end mappens bevaringsperiode.
Eksempel: En afgørelse om navneændring skal gemmes i 30 år. Hvis dags dato er 15. maj 2025, kan der ikke vælges en dato, der ligger før 15. maj 1995, da bevaringsperioden for dokumenter om navneændring er 30 år.
Som du kan se i eksemplet nedenfor, blokerer systemet for dette. Dokumenter om personregistrering, som har en dokumentdato, som ligger mere end 30 år tilbage fra dags dato, skal derfor makuleres/slettes og IKKE lægges i PERSONarkiv.
Når du har udfyldt alle nødvendige oplysninger, klikker du på den grønne knap ”Upload” eller ”Upload og start ny upload”, hvis du skal uploade flere dokumenter.
Der kan gå op til et døgn i hverdagene, før du i PERSON kan se, at du har uploadet et dokument i PERSONarkiv.
Det betyder, at du ikke i samme øjeblik kan se i PERSON, at du har uploadet et dokument i PERSONarkiv.
Vær opmærksom på: Husk at makulere dokumenter fra det fysiske arkiv, når de er uploadet til PERSONarkiv.
> Læs næste artikel: PERSONarkiv 7 af 9 – Dokumentoversigten