Hændelsesmyndighederne opfordres til at rette henvendelse til 1.16-myndigheden med henblik på at bestille det adm. personnummer i god tid, gerne 2-3 måneder inden hændelsen, i de tilfælde, hvor det er muligt. Det vil det ofte være i forbindelse med kirkelige handlinger som dåb og vielser.
Dette giver 1.16-myndigheden den nødvendige tid til at kunne foretage en vurdering af borgerens ID-beviser, herunder at vurdere om der er behov for at indhente nye farvefoto af ID-beviser, originale dokumenter eller vejledning fra ekspertgruppen hos Personregistreringsenheden, se afsnit 6.8 i proceduren.
Det adm. personnummer skal først udtages 4 uger før selve hændelsen, idet der kan forekomme ændringer fx i forhold til en vielse. Gælder ikke i forhold til fødsel eller dødsfald, der skal registreres straks.