For at By-, Land og Kirkeministeriet ved tilsyn kan få indsigt i, hvordan udtræk af et adm. personnummer er blevet håndteret hos de involverede myndigheder, skal 1.16-myndigheden, umiddelbart efter at sagen er afsluttet sende bestillingsskemaet ind til By-, Land- og Kirkeministeriet med henblik på journalisering.
Samtidig skal al relevant dokumentation, som har ligget til grund for sagsbehandlingen af det adm. personnummer medsendes. Det kan fx være:
- Billedfiler af ID-beviser
- Samtykkeerklæring fra asylansøger
- Bestilling af oplysninger hos udlændingemyndighederne om asylansøger
- Notat på baggrund af samtale med tolk (hvor mundtligt samtykke fra asylansøger fx er givet)
- Korrespondance vedr. dokumentation, hvis dokumentationen i første omgang ikke har været tilstrækkelig
- Notat af andre relevante oplysninger til sagen, som ikke fremgår af skemaet
Opmærksomheden henledes på afsnit 6.13 i proceduren.