Når du vil lægge et dokument i PERSONarkiv, vælger du først mappen med det emne, som sagen handler om. I dette eksempel er der valgt mappen ”Ønsker vedr. dødsfald og begravelse”. Du vil nu arkivere dokumentet ”Min sidste vilje” i mappen. Du kan se på skærmbilledet, at der endnu ikke er lagt nogen dokumenter i mappen.
Derfor klikker du på den blå knap ”Upload dokument”.
På den side, der åbner sig, skal du allerførst vælge det dokument, der skal vedhæftes. Det kan du gøre på to måder. Du kan enten vælge ”klik her for at vælge en fil” og vedhæfte dokumentet fra din computer, eller du kan trække filen (drag and drop) direkte fra dit skrivebord eller fra Outlook over i rammen.
Vær opmærksom på, at du kun kan vælge et enkelt dokument ad gangen, da du skal udfylde dokumentoplysninger på hvert dokument.
Dokumentet uploades nu og vises i en forhåndsvisning, så du kan kontrollere, at det er det rigtige dokument, du har uploadet. Hvis du er kommet til at vælge det forkerte dokument, klikker du på den blå linje ”Fjern den valgte fil”, hvorefter du kan begynde forfra.
Vær opmærksom på: Hvis du har valgt en filtype, som ikke understøttes i PERSONarkiv, vil du blive mødt af denne fejlbesked. Klikker du på knappen ”Luk”, får du mulighed for at uploade et andet dokument.
Når dokumentet er uploadet, skal du udfylde felterne under ”Dokumentoplysninger”.
Feltet ”Mappe” er allerede udfyldt med navnet på den mappe, du har valgt på arkivets forside, men hvis dokumentet i stedet skal ligge i en anden mappe, kan du vælge denne ved at klikke på den lille pil.
Herefter vælger du det sogn, som dokumentet skal tilhøre. Det gør du ved at klikke på den lille pil ud for ”Vælg sogn”, hvorefter du vil få vist de sogne, du har en rolle i. Her vælger du det korrekte sogn.
Derefter skal du tage stilling til titlen på dokumentet. Feltet er allerede udfyldt med det navn, som filen havde ved upload. Det er vigtigt, at titlen er sigende og giver en retvisende ide om, hvad dokumentet handler om. Er dette ikke tilfældet, skal du ændre den. Feltet kan indeholde 55 tegn inkl. mellemrum.
Vær opmærksom på: to dokumenter må ikke have den samme titel, hvis de ligger i den samme mappe og er uploadet af det samme sogn. Det betyder, at hvis du forsøger at uploade et dokument med den samme titel som et dokument, der allerede ligger i mappen, vil den grønne knap ”Upload” ikke blive aktiv. Du skal derfor ændre titlen i titelfeltet for at kunne uploade dokumentet.
Endelig kan du give en kort beskrivelse af dokumentets indhold. Her kan du fx notere hændelsesdatoen, hvis det er relevant, eller du kan notere, hvornår dokumentet er modtaget.
Både i forhold til dokumentets titel og beskrivelsen af dokumentets indhold er det vigtigt at huske på, at personregisterførere i andre sogne end det, som dokumentet er knyttet til, ikke kan åbne dokumentet, men kun se dokumentet i oversigten. Når en personregisterfører i et andet sogn skal afgøre, om et dokument i PERSONarkiv vil være relevant for egen sagsbehandling, vil det derfor være en stor hjælp, hvis titel og beskrivelse er udfyldt så klart og dækkende som muligt.
Nedenfor ses et eksempel på, hvordan dokumentoplysningerne kan udfyldes.
Når du har udfyldt alle nødvendige oplysninger, kan du kontrollere dem en sidste gang nederst på siden, inden du klikker på den grønne knap ”Upload”.
Skal du uploade flere dokumenter efter hinanden, kan du med fordel anvende den blå knap ”Upload og start ny upload”.
Når du har sikret dig, at dokumentet er uploadet på den korrekte person og det rigtige sogn, skal du huske at makulere dokumentet, hvis du har modtaget det på papir, eller at slette dokumentet på computeren, hvis du har modtaget det digitalt fx som en vedhæftet fil i en e-mail.
Vær opmærksom på: PERSON bliver opdateret med oplysninger fra PERSONarkiv én gang i døgnet i hverdagene.
> Læs næste artikel: PERSONarkiv 6 af 9 – Upload et dokument fra en sag afsluttet før 1. maj 2025