Tjeklister til PERSONtjek

Indhold

Tjekliste til Begravelse 
Tjekliste til Dødsfald 
Tjekliste til Dødfødt barn 
Tjekliste til Dåb med navngivning 
Tjekliste til Dåb/Fremstilling 
Tjekliste til Dåb 
Tjekliste til Faderskab (Omsorgs- og Ansvarserklæring)
Tjekliste til Fødsel 
Tjekliste til Fødsel (tildel personnummer) 
Tjekliste til Fødested 
Tjekliste til Indberet nyt medlemskab 
Tjekliste til Konfirmation 
Tjekliste til Navngivning 
Tjekliste til Navneændring 
Tjekliste til Sognebåndsløsning 
Tjekliste til Ret aktuelle forældre / Ret forældre
Tjekliste til Tildel administrativt personnummer 
Tjekliste til Kirkelig Velsignelse (af borgerligt indgået ægteskab)

___________________________________________

Indledning

Når du skal gennemgå en registrering i forbindelse med et tilsyn eller egenkontrol, er der her nogle tjeklister, som du kan bruge som udgangspunkt for, hvilke ting du især skal være opmærksom på i forbindelse med hver enkelt registrering.

Listerne er ikke udtømmende, men ment som en rettesnor.

Tjeklisterne er sorteret alfabetisk, således at Begravelse er først, dernæst Dødsfald osv.

Under tjeklisterne er der links til de enkelte emner på P-supportforum, hvor du også kan finde den lovgivning, der gør sig gældende på området.

Tjekliste til Begravelse 

Find begravelsen under ’indkommende sager, (søg på afdødes CPR-nummer og vælg begravelse). 

• Ved askespredning er der vedhæftet en skriftlig tilkendegivelse fra afdøde eller er det i noterne godtgjort, at det ifølge de efterladte var afdødes utvivlsomme ønske?
• Er der tilladelse fra stiftet til askedeling eller er det skrevet i ’Supplerende Oplysninger’ om det forudsættes?
• Kig under ’noter’ om der er skrevet notater til sagsbehandlingen
• Er præsten, som skal stå for højtideligheden en aktiv folkekirkepræst, og er vedkommende korrekt registreret i feltet "Præst"?
• Er begravelsen afholdt inden anmodningen er godkendt?
• Stemmer afdødes religiøse tilhørsforhold (f.eks. medlemskab af folkekirken) overens med anmodningen?

Gå eventuel ind på afdødes Personside 

• Er der gået mere end 14 dage imellem dødsfald og begravelse? Hvis det er tilfældet, kontroller at der er givet tilladelse fra embedslægen.

> Læs her artiklen om grundlag for begravelser 
> Læs eventuel artikel om dispensation om udsættelse af begravelse 

Tjekliste til Dødsfald 

• Er dødsdatoen korrekt? Og hvis dødsdato er rettet af personregisterføreren, er der en sagsbehandlingsnote herom?
• Hvis dødsattesten har påtegning C, har begravelsesmyndigheden set en dødsattest med politiets påtegning?
• Er dødsfaldet registreret hurtigst muligt efter dødsfaldet?
• Hvis sognet har indberettet dødsfaldet manuelt, hvordan modtog sognet dødsattesten og i hvilket format? (på papir/Digital post)

Dialogspørgsmål: 

• Hvis dødsattesten er modtaget på papir, og dødsfaldet er registreret på baggrund af papirdødsattesten, er attesten efterfølgende blevet sendt til Dødsårsagsregisteret?

Tjekliste til Dødfødt barn 

• Har sognet anvendt sagsgangen Indberet -> Dødsfald -> Dødfødt barn - > Tildel administrativt personnummer i PERSON? 
• Har sognet modtaget den rette dokumentation, og er dokumentationen arkiveret korrekt?

> Læs her om registreringsproces af dødfødt barn  

Tjekliste til Dåb med navngivning 

• Er barnet berettiget til at bære de registrerede navne? (tjek navnelovens regler). Vær opmærksom på, om far er registreret som far, hvis barnet bærer hans  og ikke mors efternavn.
• Er seks-månedsfristen for navngivning overholdt?
• Er barnets medlemskab af folkekirken registreret?
• Hvor lang tid er der mellem hændelsesdatoen for dåben og registrering af dåben?
• Hvis dåben fandt sted uden for kirken, er dåbsstedet registreret korrekt?
• Er der registreret minimum to og maksimalt fem faddere? 
• Har sognet skrevet en anmærkning til navngivningen? Sognet skal skrive anmærkninger i følgende tilfælde:
• Navnelovens § 11, stk. 1, nr. 4 (godkendt fornavn til mellemnavn)
• Navn(e) godkendt af Familieretshuset.

Dialogspørgsmål:  

• Har sognet (imod reglerne) indhentet CPR-numre på faddere for at tjekke medlemskab? 
• Har sagsbehandlingen af en dåb med navngivning nødvendiggjort papirdokumentation? Og findes denne dokumentation på kontoret?
• Hvis der er fælles forældremyndighed, har præsten så sikret sig, at der er samtykke til dåben fra begge forældre? (Især relevant, hvis forældrene ikke har samme folkeregisteradresse)

> Lær her artiklen om navngivning ved dåb  

Tjekliste til Dåb/Fremstilling 

• Er barnets medlemskab af folkekirken registreret?
• Hvor lang tid er der mellem hændelsesdatoen for dåben og registrering af dåben?
• Er der registreret minimum to og maksimalt fem faddere? 
• Er der ændret i barnets navn i forbindelse med dåben? (dette kræver en ansøgning om navneændring )

> Lær her artiklen om dåb fremstilling 

Tjekliste til Dåb 

Introduktion: En dåb uden for folkekirken i Danmark eller en dåb tilføjet ved verificering, vil i udtrækslisten få  hændelsesbetegnelsen "Dåb".   

• Er dåben grundlag for medlemskab af folkekirken, og er medlemskabet registreret?

Dialogspørgsmål:

• Hvordan har den kirkebogsførende sognepræst modtaget og behandlet henvendelsen om registrering af denne dåb/medlemskab? Og er dokumentationen arkiveret?

Tjekliste til Faderskab (Omsorgs- og Ansvarserklæring)

Find registreringen af faderskab i et hændelseskatalog (søg på ansøgers CPR-nummer).

• Er tidsfristen på aflevering af O/A-erklæring overholdt? NB: Tidsfristen for aflevering blev forlænget fra 14 til 28 dage den 26.06.2020.
• Hvad står der i anmærkningen og er anmærkningen korrekt?
• Har sagsbehandlingen af faderskab nødvendiggjort papirdokumentation? Og findes denne dokumentation på kontoret?
• Hvis O/A-erklæringen er modtaget på papir, er der overensstemmelse imellem datoen for forældrenes og vitterlighedsvidnernes underskrifter?
• Hvis FRH har behandlet en O/A-erklæring inden fødslen, er dette noteret i anmærkningsrubrikken?
• NB: Hvis en hændelse har fået betegnelsen "faderskab barn +28” i PERSONtjek, kan det skyldes manglende vielsesregistrering i kommunen, eller at forældrene ikke har afleveret en afgørelse på en OA inden fødslen fra Familieretshuset til sognet.

> Link til oversigt over de forskellige registreringer af fader- og medmoderskabssager  

Tjekliste til Fødsel 

Find registreringen af fødslen i et hændelseskatalog (søg på barnets CPR-nummer).

• Bliver fødsler registreret senest 4 dage efter modtagelse af fødselsanmeldelsen?
• Bliver fødselsanmeldelser på papir arkiveret korrekt? 
• Er fødslen registreret med den rette arbejdsgang ( fødsel -> fødsel og IKKE fødsel -> fødested)? Hvis sidstnævnte arbejdsgang anvendt, vil barnet stå som ikke verificeret (rød trekant)

Tjekliste til Fødsel (tildel personnummer) 

• Har sognet anvendt sagsgangen Indberet -> Fødsel -> Tildel personnummer. Og derefter sagsgangen Indberet -> Fødsel -> Fødsel? 
• Bliver fødselsanmeldelser arkiveret korrekt?

> Læs her artiklen om sager, hvor barnet ikke har fået personnummer  

Tjekliste til Fødested 

• Hvad er årsagen til, at sognet har ændret i fødestedsoplysningerne?
• Har sognet ændret i fødestedsoplysningerne?
• Er sagsgangen Indberet -> Fødsel -> Fødested blevet brugt ved en fejl, i stedet for Indberet -> Fødsel -> Fødsel?

> Læs her artiklen om ændring af fødestedsoplysninger 

Tjekliste til Indberet nyt medlemskab 

• Er oplysninger om personens dåb tilvejebragt? Foreligger der dokumentation på dåben, og er det i anmærkningen beskrevet på baggrund af hvilken dåb, der er sket optagelse og ved hvilken præst?
• Hvor lang tid er der mellem anmeldelse og registrering af ændring af medlemskab?
• Inden ændring af registrering af medlemskab, skal personens data være verificeret. Har denne verificering fundet sted?  
• For personer imellem 15 og 17 år, skal sognet tilvejebringe personens holdning til ændringen af medlemskab. Er dette sket? 
• Hvis det drejer sig om en udmeldelse af en indrejst PERSON, er reglerne omkring udmeldelsestidspunktet blevet fulgt?

> Læs her artiklen om medlemskab  

Tjekliste til Konfirmation 

• Hvis sognet har modtaget konfirmationstilmelding på en anden måde end den digitale, skal sognet indhente samtykke fra forældremyndighedsindehaver(e). Er dette sket?
• Har sognet registreret konfirmationerne umiddelbart efter hændelsesdatoen? 
• Stemmer antallet af manuelt indberettede konfirmationer overens med antallet af konfirmationer, som fandt sted det pågældende år?
• Hvis konfirmationen sker på baggrund af en anden dåb end i folkekirken, har sognet sikret sig dokumentation for dette og er der registreret medlemskab ved konfirmationen?

> Læs her artiklerne om registrering af konfirmation i PERSON 

Tjekliste til Navngivning 

Find ansøgningen under indkommende sager (søg på ansøgers CPR-nummer).

• Er barnet berettiget til at bære de registrerede navne?
• Er seks-månedsfristen for navngivning overholdt? Hvis ikke, har sognet sagsbehandlet korrekt i forhold til advisering af forældrene samt videreforsendelse til FRH?
• Har sognet en tilfredsstillende sagsbehandlingstid; fraregnet sagsbehandling hos andre myndigheder og/eller indhentning af yderligere dokumentation?
• Har sognet skrevet en anmærkning til navngivningen? Sognet skal skrive anmærkninger i følgende tilfælde:
• Navnelovens § 11, stk. 1, nr. 4 (godkendt fornavn til mellemnavn)
• Navn(e) godkendt af Familieretshuset
• Har sognet foretaget ændringer i ansøgningen i forhold til det ansøgte navn? Hvis ja, har sognet dokumentation for, at denne ændring sker på baggrund af forældremyndighedsindehaverenes ønske og er denne vedhæftet/beskrevet i sagen?
• Hvis ansøgning om navngivning er modtaget på papir, er ansøgningen blevet arkiveret korrekt?

Her er navnenøglerne til henholdsvis fornavn, mellemnavn og efternavn.    

Dialogspørgsmål:  

• Har sagsbehandlingen af navngivning nødvendiggjort papirdokumentation for de ansøgte navne? Og findes denne dokumentation på kontoret?

Tjekliste til Navneændring 

Vær opmærksom på: at både almindelige navneændringer og navneændringer ved vielse findes under denne hændelsestype i udtrækslisterne.

Hvis det er en digital ansøgning skal du find ansøgningen under ’indkommende sager, (søg på den navneændredes CPR-nummer og vælg ’navneændring’ eller ’navneændring ved vielse’). 

• Er ansøger berettiget til at bære de registrerede navne?
• Er der blevet betalt sagsbehandlingsgebyr, hvis dette er påkrævet? Hvis ikke, har ansøger sognet skrevet en sagsbehandlingsnote om baggrunden for fritagelse for gebyr eller har borgeren anført en gyldig årsag, f.eks. samme navneændring for flere i en familie? 
• Har sognet en tilfredsstillende sagsbehandlingstid; fraregnet sagsbehandling hos andre myndigheder og/eller indhentning af yderligere dokumentation?
• Har sognet skrevet en anmærkning til navneændring? Sognet skal altid skrive anmærkning. Er det de rigtige §§, der er anført?
• Har sognet foretaget ændringer i ansøgningen i forhold til det ansøgte navn? Hvis ja, har sognet dokumentation for, at denne ændring sker på baggrund af ansøgers eller forældremyndighedsindehaverenes ønske og er denne vedhæftet/beskrevet i sagen?
• Hvis ansøgningen om navneændring er modtaget på papir, er ansøgningen blevet arkiveret korrekt?
• Hvis ansøgningen gælder et barn under 12 år, foreligger barnets holdning til ansøgningen?
• Hvis ansøgningen gælder et barn mellem 12 og 17 år, har barnet underskrevet ansøgningen?
• Hvis andre parter skal give deres tilladelse til navneændringen (f.eks. forældre uden del i forældremyndigheden eller stedforældre), foreligger denne tilladelse?

Her er navnenøglerne til henholdsvis fornavn, mellemnavn og efternavn.    

Dialogspørgsmål:  

• Har sagsbehandlingen af navneændring nødvendiggjort papirdokumentation for de ansøgte navne? Og findes denne dokumentation vedhæftet på sagen eller fysisk arkiveret på kontoret?

Tjekliste til Sognebåndsløsning 

• Er sognebåndsløserens valgret til menighedsrådsvalg knyttet til det sogn, som sognebåndsløseren har ønsket?

Dialogspørgsmål: 

• Benytter sognets præster den gældende blanket til SBL-aftale, når der indgås en aftale om sognebåndsløsning?  Er denne blanket arkiveret korrekt?

Tjekliste til Ret aktuelle forældre / Ret forældre

• Har forældrene forelagt den rette dokumentation for sognet, og har sognet arkiveret denne korrekt? 
• Er FRH blevet inddraget i sagsbehandlingen og fremgår det af sagsbehandlingsnoterne?
• Udenlandsk faderskab/forældreskab: er Kirkeministeriets og eller FRH's godkendelse anført i anmærkning til forældremyndigheden?

> Læs artikel om rettelse af fars forældremyndighed
> læs artikel om tilknytning af forældre til udenlandsk født barn, som skal døbes

Dialogspørgsmål: 

• I hvilken forbindelse er forældremyndighed blevet ændret?

Tjekliste til Tildel administrativt personnummer 

• Tjekliste til Tildel administrativt personnummer 

• Er det en 1.16-myndighed, som har tildelt det adm. personnummer?

• Er det adm. personnummer tildelt af en personregisterfører, som har gennemført uddannelsen i vurdering af ID-beviser hos NIDC (Nationalt ID-center) og webinar i procedure for 1.16-myndigheder?

Øvrigt tilsyn med, om proceduren er fulgt i forbindelse med udtagelse af det adm. personnummer og om det adm. personnummer er udtaget korrekt i forhold til fødselsregistreringssted, navnemyndighed, myndighed for civilstand og statsborgerskab, foretages af Kirkeministeriet Personregistreringsenheden i forbindelse med det kvartalsvise tilsyn som sker jf. § 1, stk. 7, i Bekendtgørelse om folkeregistrering m.v.

> Læs Bekendtgørelse om folkeregistrering m.v.

Dialogspørgsmål: 

• Til hvilket formål er det administrative personnummer udtaget?

> Læs her artiklen om grundlag for administrativt personnummer for 1.16-myndigheden 
> Lær her artiklen om at udtage et administrativt personnummer af en 1.16-myndighed 

Tjekliste til Kirkelig Velsignelse (af borgerligt indgået ægteskab)

• Hvor længe er der mellem hændelsesdato og registreringsdato?
• Er den borgerlige vielse, der danner baggrund for velsignelsen registreret i PERSON/CPR?
• Står borgerens civilstand som "Gift"?

> Lær her artiklen om vielse og velsignelse  

Tjekliste til Vielse 

• Er mindst én af parterne medlem af folkekirken inden vielsen?
• Hvor længe er der mellem prøvelsesattest og vielsesdato? Max. 4 mdr.
• Er der anført to vidner til vielsen?
• Hvis vielsen fandt sted i det fri eller andet sted, står der "Ingen" i kirkefeltet?
• Hvor længe er der mellem hændelsesdato og registreringsdato?
• Hvis ægtefællerne har fået navneændring ved vielse, er der overensstemmelse i datoen for vielsen og navneændringen?

Find registreringen af vielsen i et hændelseskatalog (søg på en af ægtefællernes personnummer).

Vær opmærksom på: at en vielse, som er blevet lagt i vent, og som siden aflyses, kan fremtræde på denne liste.  

> Lær her artiklen om vielse og velsignelse