> Læs også om tjeklister til PERSONtjek
Indhold
Start egenkontrol
Deltagere til egenkontrol
Udvalgt(e) personregisterfører(e)
Periode
Tilsynstype
Hændelsestype
Start egenkontrol
Opslag i PERSON
Bemærkning til registreringen
Optælling af bemærkninger og antal sager til egenkontrol
Fjerne en hændelse fra egenkontrollen
Notater om egenkontrol
__________________________
Start egenkontrol
Du får igen vist din oversigtsside. Der er nu kommet et grønt ikon i kolonnen 'Dan udtræk' og ikonet i kolonnen 'Kør egenkontrol' er blevet mørkeblåt og aktivt. Du klikker på den blå knap 'Kør egenkontrol' ud for Hallund Sogn.
Nu er du kommet til det sagsskridt, hvor du skal begynde din egenkontrol med opslag i PERSON. Skærmbilledet ser således ud:
Under den orange bjælke er der et mørkeblåt label, hvor der står 'Egenkontrol'. Under dette label står det sogn, som egenkontrollen omfatter.
Deltagere til egenkontrol
Dit navn automatisk være sat ind som deltager i egenkontrollen.
Hvis du trykker på den blå 'Tilføj deltager' kommer et fritekstfelt frem, hvor du kan skrive navnet på en anden deltager. Det kan fx være navnet på din KBF-præst eller en kollega, så I sammen kan gennemgå dine personregistreringer. Det vil sige, at systemet både understøtter en egenkontrol eller en kvalitetssikring, som eksempelvis KBF-præsten initierer.
Udvalgt(e) personregisterfører(e)
Her står navnet på den eller de personregisterførere, som har registreret de hændelser, som er taget med i egenkontrollen.
Periode
Dernæst vises de to felter 'Perioden fra' og 'Perioden til'. Disse felter kan ikke ændres.
Tilsynstype
Her vil der enten står 'Kvantitativ egenkontrol' eller 'Kvalitativ egenkontrol'.
Hændelsestype
Her vil der stå de hændelsestyper, som er medtaget i egenkontrollen.
Start egenkontrol
I den orange bjælke øverst i billedet er der et link til tjeklister denne artikel, som du bør bruge som udgangspunkt for, hvilke ting du især skal være opmærksom på i forbindelse med hver enkelt registrering.
Når du klikker på 'Start egenkontrol', bliver udtrækket låst, og egenkontrollen starter:
Opslag i PERSON
I kolonnen 'CPR-nr' er der nu kommet et ikon, som skal forstille en udklipsholder. Når du holder din musepil over ét af ikonerne vises følgende vejledningstekst:
Når man klikker på udklipsholderen, bliver personnummeret kopieret til ens udklipsholder. Derefter laver du et personopslag i PERSON, eller et hændelseskatalog i PERSON.
TIP: Det er en god idé, at du i PERSON er logget ind som sognet, som er knyttet som myndighed til registreringen. Men det er ikke en nødvendighed.
For at sætte personnummeret ind i feltet, skal man enten:
- trykke ctrl-knappen i bund og dernæst klikke på tasten 'v', eller
- klikke på højre musetast og vælge menupunktet 'Sæt ind'.
Dernæst klikker du på Enter eller klikker på knappen 'Søg' nederst i bunden.
Du kan nu undersøge den hændelse i PERSON, som fremgår af udtrækket i PERSONtjek. Hvis hændelsen i PERSONtjek eksempelvis drejer sig om en navneændring, klikker du på knappen 'Navne' på personsiden i PERSON, og undersøger registreringen af navneændringen, eller finder registreringen i et hændelseskatalog.
Bemærkning til registreringen
Når du har undersøgt registreringen i PERSON, vender du tilbage til PERSONtjek og klikker på ?-knappen, ud for den registrering, som du har undersøgt.
Du skal nu vurdere, om du har en bemærkning til registreringen, eller du ikke har.
Når man klikker på ?-knappen, får du vist denne pop-op:
Hvis du ikke har en bemærkning til registreringen, klikker du på den grønne knap.
Hvis du har en bemærkning til registreringen, skriver du en bemærkning, og klikker derefter på den røde knap.
Optælling af bemærkninger og antal sager til egenkontrol
På listen over hændelser er der længst til højre to tællere, som ser således ud:
Tallet over kolonnen med +-knapperne viser, mange poster du ikke har bemærkninger til (tallet før stråstregen), og hvor mange poster du har bemærkninger til (tallet efter stråstregen). Alle tal vil være hvide ved start.
Hvis du har udtrukket 9 sager til et tilsyn, skal der ved egenkontrollens start stå 0/0.
Hvis du godkender 7 sager, og finder 1 mangelfuld, vil der ved egenkontrollens slutning stå 7/1.
7-tallet vil være grønt, og 1-tallet være rødt. Farverne repræsenterer den grønne 'tommel up'-knap og den røde 'tommel ned'-knap.
Tallet over kolonnen med +-knapperne viser, hvor mange poster man endnu ikke har behandlet. Hvis du har udtrukket 9 sager til et tilsyn, skal der ved egenkontrollens start stå '9' i kolonnen yderst til højre. Når man har undersøgt samtlige poster, vil der over denne kolonne stå '0'. Hvis du vælger at fjerne en hændelse fra egenkontrollen, lægges den i skraldespanden.
Fjerne en hændelse fra egenkontrollen
Når en hændelse er blevet fjernet, bliver den placeret under hændelsesudtrækket med et klikbar label, som hedder '> Se fravalgte hændelser'.
Hvis du klikker på '> Se fravalgte hændelser' folder den eller de fravalgte hændelse(r) sig ud. I dette eksempel er der én post, men der er plads til flere.
Man kan fortryde sit fravalg af en hændelse ved at klikke på den sorte fortryd-knap længst til højre.
Notater om egenkontrol
Inden du afslutter din egenkontrol, skal du skrive en afsluttende kommentar til din egenkontrol, fx hvilke former for hændelser du undersøgte, eller om du var tilfreds med kvaliteten af de kontrollede personregistreringer. Teksten gemmes i PERSONtjek i 24 måneder. Derfor er det vigtigt, at du bemærker, at der i feltet står: 'Du må i dette felt ikke notere personoplysninger som f.eks. personnummer, navne eller lignende'.
Når du klikker på knappen 'Afslut egenkontrol', afslutter du din egenkontrol og får vist en ny side.
> Læs næste artikel, PERSONtjek Egenkontrol 6 af 7 – Afslut egenkontrol