Arkivering - generelt

Digitalt arkiv (PERSONarkiv)

I maj 2025 blev der indført et digitalt arkivsystem, PERSONarkiv, hvor alle kommende bilag til sager, der ER registreret i PERSON, skal arkiveres.

Du kan også lægge de bilag, du har i dit fysiske arkiv ind i PERSONarkiv, men det er ikke et krav.
Vælger du at lægge dit fysiske arkiv ind i PERSONarkiv, skal du makulere papirerne når de kan ses i Arkiv-fanen på Personsiden. 

> Læs om PERSONarkiv 

Papiransøgninger/-anmodninger

Generelt skal papiransøgninger/anmodninger og bilag dertil, arkiveres i 5 år i PERSONarkiv.
Undtagelse er O/A-erklæringer (fra 2002) og Navneændringer efter 1971 – disse skal arkiveres i 30 år i PERSONarkiv. 

Vær opmærksom på: Arkivering er indeværende år plus 5/30 år bagud.

Alle andre anmeldelser, erklæringer, ansøgninger og anmodninger (der er afleveret på papir) inklusive bilag, skal arkiveres i sognets PERSONarkiv.

> Læs om PERSONarkiv 

Digitale ansøgninger/anmodninger

Ansøgninger og eventuelle bilag som du modtager i Indkomne sager, bliver arkiveret i PERSON. 

Hvis der forefindes papirbilag til disse sager, kan bilagene scannes og uploades på sagen, inden den afgøres, og bilagene bliver dermed arkiveret sammen med sagen.

Har du fået bilag til en digital sag i PERSON, efter du har afgjort den digitale sag, skal du gemme bilagene i PERSONarkiv.

Vær opmærksom på: Der skal IKKE printes og arkiveres afgørelser fra PERSON.

> Læs om PERSONarkiv 

Fysisk arkiv (skal ikke længere anvendes til Personregistrering - læs ovenfor om Digitalt arkiv og Papiransøgninger)

Hvordan

Arkivet opbevares typisk sammen med kirkebøgerne i aflåst brandsikkert skab.

Der er ikke en fast skabelon for, hvordan du skal lave dit arkiv. Dog skal du bruge æsker af syrefrit materiale. De kan købes hos de fleste større kontorforsyninger.

Ved papirarkivalier forstås arkivalier, hvor lagringsmediet er papir, som fx protokoller, kartotekskort, journalsager, tegninger, fotografier, kort mm.

Journalsager er arkiveret i arkivæsker i journalnummerorden årgangsvis, eller kronologisk, med det højeste journalnummer øverst. Det er mest praktisk at arkivere efter emne frem for årstal, fordi ikke alle sager skal arkiveres det samme antal år.

Protokoller er arkiveret i kronologisk rækkefølge med den ældste protokol først.

Kartotekskort er arkiveret i alfabetisk orden i kasser af fiber eller kraftigt pap, som er godkende af Statens Arkiver.

Kort, tegninger og fotografier skal opbevares i mapper/æsker, fremstillet af syrefrit materiale.

Gennemgang af arkivet

Du skal gennemgå arkivet hvert år, og makulere, hvad der ligger ud over arkiveringsperioden.

Det er hensigtsmæssigt at den ansvarlige for arkiveringen, efter afslutningen af hver enkelt sag, renser sagen for papirclips, elastikker, plastlommer, samt for de bilag, der skal kasseres.

Ønskes arkivalierne bevaret ud fra et historisk skøn, noteres et ’B’ på sagsomslaget, når sagen afsluttes, inden endelig arkivering.

Det er hensigtsmæssigt at den ansvarlige for arkiveringen, efter afslutningen af hver enkelt sag, renser sagen for papirclips, elastikker, plastlommer, samt for de bilag, der skal kasseres.

Hvis I har et arkiv, som ikke har været gennemgået i mange år, eller som indeholder en masse printede afgørelser el. lign, som I vil rydde ud i, kan I overveje om I skal kontakte et firma, som kan hente papirerne og ringbindene, og makulere det for jer. Det kan godt være en mindre udgift, end at skulle betale timeløn for arkivering på kontoret.

Vær opmærksom på: Hvis I vælger at sende papirerne ud af huset til makulering, skal alting stadig gennemgås. Der kan ligge vigtige ting imellem papirerne, som skal blive i kirken.

_______________________

Øvrige relevante links

> Læs om hvor længe sager og bilag skal arkiveres
> Læs Rigsarkivets vejledning til korrekt opbevaring af papirarkivalier
> Læs om arkivering af de håndskrevne kirkebøger