Håndførte kirkebøger
Generelt skal arkivalier i de håndførte ministerialbøger opbevares i 5 år. Herefter skal de makuleres. Men O/A-erklæringer samt ansøgninger om navneændring efter år 1971 skal opbevares i 30 år og herefter makuleres.
Selve hovedministerialbogen skal afleveres til landsarkivet 100 år efter, at den er udskrevet.
Aflevering aftales med landsarkivet. Reglerne for opbevaring af ministerialbøger fremgår af CIR 123 af 14/8 1987, der stadig er gældende med hensyn til selve opbevaringen af folkekirkens ministerialbøger.
Digitale sager
Digitalt indsendte anmeldelser, erklæringer, ansøgninger og anmodninger bliver digitalt arkiveret i PERSON i henholdsvis 5 og 30 år. Hvis der forefindes papirbilag til disse sager, kan bilagene scannes og uploades på sagen, inden den afgøres, og bilagene bliver dermed arkiveret sammen med sagen.
Har du mange bilag, så de fylder for meget til upload, eller har du fået bilag, efter du har afgjort den digitale sag, skal du gemme bilagene i dit fysiske arkiv med henvisning til personnummer eller sagens referencenummer.
Papirsager
Alle andre anmeldelser, erklæringer, ansøgninger og anmodninger (der er afleveret på papir) inklusive bilag, skal arkiveres i fysisk arkiv i 5 henholdsvis 30 år.
Prøvelsesattester
Prøvelsesattester skal ikke arkiveres på kirkekontoret. De arkiveres hos prøvelsesmyndigheden (Kommune/Familieretshuset)