Om pligt til arkivering/journalisering henvises helt overordnet til § 15 i offentlighedsloven om en myndigheds pligt til journalisering/arkivering af dokumenter, der er modtaget eller afsendt som led administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.
Således er der pligt til at journalisere/arkivere alle de dokumenter, som har betydning for jeres sagsbehandling og senere afgørelse af en sag. Nogle dokumenter gemmes automatisk i PERSON, og andre skal I selv arkivere i PERSONarkiv.
Nedenfor er i vejledende form skemaer om arkivering beskrevet ud fra hændelser med eksempler på dokumenter samt hvor og hvor længe det pågældende dokument skal arkivers inden det slettes.
Skemaerne er også samlet i ét dokument til evt. print. (Husk at holde dig orienteret om evt. ændringer, så du skal printe en ny udgave).
> Arkiveringsregler til download i pdf.
Indhold
Administrativt personnummer
Attester
Dødsfald og Begravelse
Dåb, Fremstilling og Navngivning ved dåb
Fødsel og Forældreskab danskfødt barn
Konfirmation
Medlemskab og Verificering
Navngivning, Navneændring og Navneændring ved vielse
SBL og Indenpastoratsflytning
Vielse og Velsignelse
___________________
Der henvises i skemaerne med tal til myndigheder og med bogstaver til lovtekster:
Henvisninger til kolonnerne ’Registreret af’ og ’Arkiveres af’ (Myndigheder)
1) Bopælssogn/Udrejsesogn
2) Mors bopælssogn/sønderjyske bopælskommune/hændelsessogn
3) Barnets bopælssogn/sønderjyske bopælskommune
4) Ansøgers bopælssogn/sønderjyske bopælskommune
5) Hændelsessogn
6) Begravelsesmyndigheden
7) Prøvelsesmyndigheden
8) SBL sognet
9) Valgsognet
10) Familieretshuset
11) Retten
12) 1.16 myndigheden
Henvisninger til lovtekster
A - CIR 227 af 1975 om aflevering af kirkebogs-arkivalier
B – Procedure vedr. implementering af initiativ 1.16
C – CIR 57 af 30/6/2006
D - 2016/679 af 2016 GDPR forordningen
E – Bekendtgørelse om registrering af Faderskab og Medmoderskab
______________________