Når en person dør i Danmark, er det en læge (vagtlæge/hospitalslæge/praktiserende læge), der udsteder og indberetter dødsattesten via Statens Elektroniske Indberetning (SEI).
Dødsattesterne indlæses i PERSON/CPR fra SEI ca. 3 gange i døgnet. Derfor kan der godt gå nogle timer, fra lægen indtaster dødsattesten i SEI, til dødsfaldet bliver registreret i PERSON/CPR.
Så snart PERSON modtager dødsattesten, bliver dødsfaldet registreret, og borgeren ændrer civilstand til død i PERSON/CPR. Det er bopælssognet/den sønderjyske bopælskommune, der står som registrerende myndighed for dødsfaldet, selvom dette sker rent systemisk.
Derfor vil registreringen af dødsfald i langt de fleste tilfælde ikke være en opgave for personregisterføreren.
Der kan dog være nogle situationer, hvor du som personregisterfører er nødt til at varetage håndteringen af dødsfaldsregistreringen.
Nedenstående retningslinjer er gældende uanset hvilken påtegning, dødsattesten har:
Hvis du modtager en Anmodning om begravelse/kremering med en indscannet kopi af dødsattesten eller en papirdødsattest, og dødsfaldet IKKE er registreret i PERSON:
Du kontakter Dødsårsagsregistret hos Sundhedsdatastyrelsen pr. mail eller telefon og får be- eller afkræftet, hvorvidt lægen har indberettet en dødsattesten i SEI. Vedhæft den indscannede dødsattest, hvis du sender en mail. Hvis dødsattesten er indberettet i SEI, sender SDS en mail til dig med den indberettede dødsattest og bekræfter samtidigt pr. mail, at dødsattesten er korrekt indberettet. Herefter kan du indberette dødsfaldet i PERSON/CPR.
Husk at gemme mailen som dokumentation i sognets PERSONarkiv.
> Læs mere om arkiveringssystemet PERSONarkiv
Vær opmærksom på: Hvis dødsattesten ikke er indberettet, skal du sende den indscannede kopi af dødsattesten til Dødsårsagsregisteret, som efter kontakt til lægen, kan bekræfte, at sognet kan indberette dødsfaldet i CPR ud fra den indscannede kopi af papirdødsattesten. Bekræftelsen modtager du pr. mail. Husk at gemme mailen som dokumentation i sognets PERSONarkiv.
> Læs mere om arkiveringssystemet PERSONarkiv
Hermed behøver bedemanden ikke køre ud med den fysiske dødsattest.
Hvis du modtager en Anmodning om begravelse/kremering, og dødsattesten ikke er vedhæftet/vedlagt, og dødsfaldet IKKE er registreret i PERSON:
Du kontakter Dødsårsagsregistret hos Sundhedsdatastyrelsen pr. mail eller telefon for at undersøge, om dødsattesten skulle være indberettet og ikke er i registreret i CPR endnu. Hvis den ikke er indberettet, skal Dødsårsagsregisteret kende lægens navn, før de kontakter lægen og rykker for indberetningen. Herefter afventer du lægens indberetning.
Hvis lægen alligevel ikke indberetter dødsattesten i SEI, så kan Dødsårsagsregistret bekræfte, at sognet kan indberette dødsfaldet i CPR ud fra en indscannet papirdødsattest. Bekræftelsen og dødsattesten modtager du pr. mail. Husk at gemme mailen som dokumentation i sognets PERSONarkiv.
> Læs mere om arkiveringssystemet PERSONarkiv
Hermed behøver bedemanden ikke køre ud med den fysiske dødsattest.
Vær opmærksom på: Hvis du på trods af ovenstående ender med at registrere et dødsfald på baggrund af en original papirdødsattest, som du har modtaget, skal du indscanne attesten i god kvalitet og maile til Dødsårsagsregistret. Når de har kvitteret for modtagelsen, kan du makulere papirdødsattesten.
Det vil sige, at du fremover ikke skal indsende papirdødsattesten pr. brevpost.
Afdød uden personnummer
Hvis afdøde ikke har et personnummer, og du modtager en indscannet papirdødsattest sammen med en begravelsesanmodning, skal du sende den indscannede kopi til Dødsårsagsregisteret. Dødsårsagsregisteret kan, efter kontakt til lægen, bekræfte, at sognet kan indberette dødsfaldet i PERSON/CPR ud fra den indscannede kopi af papirdødsattesten. Bekræftelsen modtager du pr. mail. Husk at gemme mailen som dokumentation i sognets PERSONarkiv.
> Læs mere om arkiveringssystemet PERSONarkiv
Hermed behøver bedemanden ikke køre ud med den fysiske dødsattest.
Har du ikke modtaget en papirdødsattest, skal du kontakte Dødsårsagsregistret, der bekræfter dødsfaldet ved at maile en indberettet dødsattest til sognet. Herefter kan du indberette dødsfaldet i PERSON/CPR. Husk at gemme mailen som dokumentation i sognets PERSONarkiv.
> Læs mere om arkiveringssystemet PERSONarkiv
Vær opmærksom på: Der skal udtages et administrativt personnummer til afdøde, og dette skal gøres af en 1.16-myndighed. Det er dog dig som begravelsesmyndighed, som skal varetage sagsbehandlingen vedrørende dødsfald og begravelsesanmodning.
> Læs om Administrativt personnummer hos 1.16 myndighed
Når du kontakter Dødsårsagsregistret
Send fra sognets mailadresse
Husk altid at skrive fra sognemailen (xx.sogn@km.dk).
> Opsætning i Outlook til at kunne sende fra flere forskellige afsendere
Hastesager
Hvis en sag haster, er det vigtigt, at du i emnefeltet i mailen til Dødsårsagsregistret skriver ”Haster”.
Husk altid personnummer på afdøde
I alle mails til Dødsårsagsregistret skal det fulde personnummer på afdøde fremgå. Hvis afdøde ikke har et personnummer, skal fulde navn og fødselsdato fremgå.
Råd og vejledning
Du kan altid søge hjælp og vejledning vedr. dødsattester hos Dødsårsagsregistret.
> Find Dødsårsagsregistret på P-supportforums liste over kontaktoplysninger