Dataminimering
Der skal kun foretages indsamling og behandling af persondata, der er nødvendige for sagsbehandlingen. De persondata, der indsamles, skal være tilstrækkelige til, at formålet med at behandle persondata om borgeren kan gennemføres.
Data må kun opbevares i det nødvendige tidsrum til det specifikke formål, herefter skal de slettes/makuleres.
Derfor står der også færre oplysninger på afgørelserne fra PERSON efter de nye selvbetjeningsløsninger er kommet. Hvis præster har brug for information til at skrive vielses- eller begravelsestaler, må de få en adgang til PERSON, så de selv kan slå oplysningerne op
Aktindsigt
En borger har som udgangspunkt ret til at se de personoplysninger, den dataansvarlige har behandlet om vedkommende; og har ret til at få en kopi med oplysningerne udleveret gratis.
I PERSON kan du lave en registerindsigt, men I skal også forholde jer til mails og andre dokumenter.
Vær opmærksom på: Du må kun udlevere en Registerindsigt, hvis der er adkomst til attest for personen, ellers skal personen selv printe en Registerindsigt fra borger.dk
> Læs om Registerindsigt
> Find Forvaltningsloven og læs om aktindsigt
Slettepolitik
Kommer en person og beder om at se alle de oplysninger I har på vedkommende, er det en rigtig god ide at kirken har en slettepolitik i forhold til hvor længe man f.eks. gemmer mails og dokumenter efter endt sagsbehandling.
Hvis personen får alle akter og undrer sig over, at de mails, der blev sendt om navn eller medlemskab for to år siden ikke er med, kan I henvise til slettepolitikken, som forklaring på, hvorfor der ikke er mere, end der er udleveret.
> Læs artikel om Sikkerhed i dit arbejde som personregisterfører