Indhold
Opbevaring
Arkivering
Håndførte kirkebøger
Ansøgninger/anmodninger på papir
Digitale ansøgninger/anmodninger
Andre sager
___________________
Opbevaring
Ved papirarkivalier forstås arkivalier, hvor lagringsmediet er papir, som f.eks. håndskrevne ministerialbøger, ansøgninger/anmodninger inkl. bilag mm.
Indtil indførelse af DNK er al registrering sket i de håndskrevne ministerialbøger. Bøgerne blev ført i 2 eksemplarer – en hovedbog og en kontrabog. Kontrabogen var en ”sikkerhedskopi” af hovedbogen. Den håndskrevne hovedministerialbog skal fortsat opbevares og anvendes i sognene til opslag, udstedelse af attester og evt. kirkebogsrettelser.
Ministerialbøgerne skal opbevares i brandsikker boks eller i brandsikkert skab. Kontrabøgerne er afleveret til Statens arkiver efter overgangen til elektronisk registrering.
Ødelægges en ministerialbog skal det omgående indberettes til provsten.
Kun personregisterføreren og dennes medhjælp må have adgang til ministerialbøgerne, og så længe ministerialbøgerne er hos personregisterførerne, er de ikke offentlig tilgængelige. Personregisterføreren og evt. medhjælp har tavshedspligt mht. indholdet og private må ikke få adgang til eller se i en ministerialbog. Private kan under særlige omstændigheder, rekvirere udskrifter eller attester fra ministerialbøgerne.
> Find henvisning til cirkulære 57
Bortkommer en ministerialbog skal det straks indberettes til provsten og datatilsynet.
> Find evt. provsti oplysninger på provstiportalen
> Find kontaktoplysninger til datatilsynet
Hovedministerialbøger opbevares i brandsikkert skab/boks.
Afsluttede ansøgninger/anmodninger opbevares i brandsikkert skab/boks i arkivæsker efter emne, med de nyeste sager øverst.
Igangværende ansøgninger/anmodninger opbevares i aflåst skab.
Arkivering
Der er ikke en fast skabelon for, hvordan du skal lave dit arkiv. Dog skal du bruge æsker af syrefrit materiale. De kan købes hos de fleste større kontorforsyninger.
Det er mest praktisk at arkivere efter emne frem for årstal, fordi ikke alle sager skal arkiveres det samme antal år.
Det er hensigtsmæssigt at den ansvarlige for arkiveringen, efter afslutningen af hver enkelt sag, renser sagen for papirclips, elastikker, plastlommer, samt for de bilag, der skal kasseres.
Arkivet opbevares typisk sammen med kirkebøgerne i aflåst brandsikkert skab.
Du skal gennemgå arkivet hvert år, og makulere, hvad der ligger ud over arkiveringsperioden.
Hvis I har et arkiv, som ikke har været gennemgået i mange år, eller som indeholder en masse printede afgørelser el. lign, som I vil rydde ud i, kan I overveje om I skal kontakte et firma, som kan hente papirerne og ringbindene, og makulere det for jer. Det kan godt være en mindre udgift, end at skulle betale kordegnen for de timer, der bliver brugt på at makulere manuelt.
Vær opmærksom på: Hvis I vælger at sende papirerne ud af huset til makulering, skal alting stadig gennemgås. Der kan ligge vigtige ting imellem papirerne, som skal blive i kirken.
Håndførte kirkebøger
Hovedministerialbogen skal afleveres til Landsarkivet 100 år efter, at den er udskrevet. Landsarkivet vil i nær fremtid opstarte en samlet indsamlingsrunde af hovedministialbøger. Kontakt eventuelt Landsarkivet for at høre nærmere om processen.
> Find kontaktoplysninger til Landsarkivet
Kontraministerialbøgerne er afleveret til Landsarkiverne nogle år efter overgangen til elektronisk registrering. Kontraministerialbøgerne blev inden aflevering omhyggeligt konfereret med hovedministerialbogen.
Ministerialbøgerne på landsarkivet er almindeligt tilgængelige, når der er gået 50 år, efter at bogen er udskrevet. Døds- og begravelsesregistrene er dog tilgængelige allerede 10 år efter, at de er udskrevet. Tilgængelige ministerialbøger stilles til rådighed for publikum på landsarkivernes læsesale.
De fleste kontraministerialbøger op til og med 1960, er scannet og ligger digitalt på Statens Arkivers hjemmeside.
> Find kirkebøgerne på Statens Arkivaliers hjemmeside
Ansøgninger/anmodninger på papir
Generelt skal papiransøgninger/anmodninger og bilag dertil, arkiveres i 5 år.
Undtagelse er O/A-erklæringer (fra 2002) og Navneændringer efter 1971 – disse skal arkiveres i 30 år.
Vær opmærksom på: Arkivering er indeværende år plus 5/30 år bagud.
Digitale ansøgninger/anmodninger
PERSON arkiverer efter gældende regler. Dog skal du, hvis du har bilag til en digital sag, som du ikke kan uploade på sagen i PERSON, arkivere dem i dit fysiske arkiv efter de gældende regler, med tydelig henvisning til hvem bilaget omhandler.
Vær opmærksom på: Der skal IKKE printes og arkiveres afgørelser fra PERSON.
Andre sager
Ved papirarkivalier forstås arkivalier, hvor lagringsmediet er papir, som f.eks. protokoller, kartotekskort, journalsager, tegninger, fotografier, kort mm.
Journalsager arkiveres i arkivæsker i journalnummerorden årgangsvis, eller kronologisk, med det højeste journalnummer øverst.
Protokoller arkiveres i kronologisk rækkefølge med den ældste protokol først.
Kartotekskort arkiveres i alfabetisk orden i kasser af fiber eller kraftigt pap, som er godkende af Statens Arkiver.
Kort, tegninger og fotografier skal opbevares i mapper/æsker, fremstillet af syrefrit materiale.
Tidspunktet for udskillelse af bilag, der ikke skal bevares, er sognets egen afgørelse. Det er hensigtsmæssigt at den ansvarlige for arkiveringen, efter afslutningen af hver enkelt sag, renser sagen for papirclips, elastikker, plastlommer, samt for de bilag, der skal kasseres.
Ønskes arkivalierne bevaret ud fra et historisk skøn, noteres et ’B’ på sagsomslaget, når sagen afsluttes, inden endelig arkivering.