Indhold
Opbevaring af håndskrevne kirkebøger
Arkivering af Håndskrevne kirkebøger
___________________
Opbevaring af håndskrevne kirkebøger
Ved papirarkivalier forstås arkivalier, hvor lagringsmediet er papir, som fx håndskrevne ministerialbøger, ansøgninger/anmodninger inkl. bilag mm.
Indtil indførelse af DNK er al registrering sket i de håndskrevne ministerialbøger. Bøgerne blev ført i 2 eksemplarer – en hovedbog og en kontrabog. Kontrabogen var en 'sikkerhedskopi' af hovedbogen. Den håndskrevne hovedministerialbog skal fortsat opbevares og anvendes i sognene til opslag, udstedelse af attester og evt. kirkebogsrettelser.
Ministerialbøgerne skal opbevares i brandsikker boks eller i brandsikkert skab. Kontrabøgerne er afleveret til Statens arkiver efter overgangen til elektronisk registrering.
Ødelægges en ministerialbog skal det omgående indberettes til provsten.
Kun personregisterføreren og dennes medhjælp må have adgang til ministerialbøgerne, og så længe ministerialbøgerne er hos personregisterførerne, er de ikke offentlig tilgængelige. Personregisterføreren og evt. medhjælp har tavshedspligt mht. indholdet og private må ikke få adgang til eller se i en ministerialbog. Private kan under særlige omstændigheder, rekvirere udskrifter eller attester fra ministerialbøgerne.
> Find henvisning til 'Cirkulære 57'
Bortkommer en ministerialbog skal det straks indberettes til provsten og datatilsynet.
> Find evt. provsti oplysninger på provstiportalen
> Find kontaktoplysninger til datatilsynet
Hovedministerialbøger opbevares i brandsikkert skab/boks.
Arkivering af håndskrevne kirkebøger
Hovedministerialbogen skal afleveres til Landsarkivet 100 år efter, at den er udskrevet.
Reglerne for opbevaring af ministerialbøger fremgår af 'Cirkulære 123 af 14/8 1987', der stadig er gældende med hensyn til selve opbevaringen af folkekirkens ministerialbøger.
> Find 'Cirkulære 123 af 14/8 1987'
Landsarkivet vil i nær fremtid starte en samlet indsamlingsrunde af hovedministerialbøger. Kontakt eventuelt Landsarkivet for at høre nærmere om processen.
> Find kontaktoplysninger til Landsarkivet
Kontraministerialbøgerne er afleveret til Landsarkiverne nogle år efter overgangen til elektronisk registrering. Kontraministerialbøgerne blev inden aflevering omhyggeligt konfereret med hovedministerialbogen.
Ministerialbøgerne på landsarkivet er almindeligt tilgængelige, når der er gået 50 år, efter at bogen er udskrevet. Døds- og begravelsesregistrene er dog tilgængelige allerede 10 år efter, at de er udskrevet. Tilgængelige ministerialbøger stilles til rådighed for publikum på landsarkivernes læsesale.
De fleste kontraministerialbøger op til og med 1960, er scannet og ligger digitalt på Statens Arkivers hjemmeside.
> Find kirkebøgerne på Statens Arkivaliers hjemmeside
> Læs om arkivering generelt