- En kort historisk beskrivelse af ministerialbogsregistrering og overgang fra de fysiske bøger til først DNK (Den Ny Kirkebog), siden PersonSAG og senest PERSON.
Indhold
Ministerialbogsregistrering
CPR – indført pr. 1. april 1968
Bopælsregistrering
Tilpasning til samfundets behov
Elektronisk registrering - Den Ny Kirkebog (DNK)
Sønderjylland
Hvorfor modernisere ministerialbogsregistreringen
Indhold og arbejde i Den Ny Kirkebog
Ministerialbogsførerens pc er forbundet til en fælles database
Personregistrering – personregisterførere
PersonSAG – et ældre sagsbehandlingssystem
Sognets kirkebog
Sikkerhed
Samspil mellem ministerialbøgerne og CPR
Kirkenettet
Regelværket
Statens Arkiver
Tilsyn
________________________
Ministerialbogsregistrering
Allerede tidligt i kirkehistorien skete der en form for registrering, og i middelalderen udviklede klostre og sognepræster yderligere registreringer. Der findes dåbsprotokoller tilbage fra 1300-tallet. Den ældste bevarede kirkebog er fra Østrup i 1574.
Ministerialbogen har levet i århundreder. Ved kongelig beslutning af Chr. IV den 20. maj 1645 blev det pålagt præsterne at "…holde rigtig kirkebog med dag og dato for, hvor mange der fødes i sognet ... samt hvor mange der årligt vies og dør". Siden er der ført ministerialbøger i Danmark
Statsmagten bestemmer hermed, at kirkebøgerne foruden kristelige handlinger som dåb, vielse og begravelser nu også skal indeholde civil registrering af fødsler og dødsfald. I kongelig befaling af 1. december 1812 beskrives, at kirkebøgerne skal føres i 2 eksemplarer – på særlige skemaer.
Den civilretslige status stadfæstes ved indførelse af betegnelsen ministerialbøger. I forordning af 4. marts 1857 bliver hidtil gældende dåbstvang ophævet, og der bliver mulighed for at navngive et barn inden for 1 år.
Grundloven af 5. juni 1849 oplyser i § 4, at Den evangelisk-lutherske kirke er den danske folkekirke og understøttes som sådan af staten i § 6, at Kongen skal høre til den evangelisk-lutherske kirke
Ministerialbogens indhold har altid haft betydning og gjort indtryk, både som officiel protokol og som dokument for slægternes historie. Borgerens navn, forældre, fødselsdato, fødested, kirkelig vielse mm. er registreret i ministerialbogen, som er personregistreringens civilretlige grundlag i Danmark - bortset fra Sønderjylland. Attester efter ministerialbøgerne anses som retsgyldig dokumentation for fødsel, forældreforhold, navn, vielse og dødsfald.
CPR – indført pr. 1. april 1968
Ved indførelse af Det Centrale Personregister (CPR) i 1968 blev det pålagt, at alle fødsler og dødsfald, der finder sted i Danmark uden for de sønderjyske landsdele, skal anmeldes til folkekirkens ministerialbøger. Derefter skal Ministerialbogsførerne sende grundlæggende persondata til folkeregistre, som registrerer i CPR.
Bopælsregistrering
I bekendtgørelse af 15. november 1977 bestemmes, at anmeldelse af fødsler skal ske til moderens bopælssogn. Begrebet fødselsregistreringssogn indføres. Anmeldelse af dødsfald skal ske i afdødes bopælssogn, og begrebet dødsregistreringssogn indføres.
Tilpasning til samfundets behov
Gennem tiderne er ministerialbøgerne blevet tilpasset samfundets behov. Det er således et led i en lang tradition, at ministerialbogsføringen er blevet elektronisk og dermed tilpasset samfundets behov og tidens teknologi. Den 15. august 1996 besluttede kirkeministeren efter drøftelse med Folketingets at folkekirken fremover burde benytte moderne database- og informationsteknologi til personregistreringen. Arbejdsgruppen afgav sin rapport til ministeren, som orienterede Folketingets Kirkeudvalg om planerne i februar 1998.
Elektronisk registrering - Den Ny Kirkebog (DNK)
I 1998 besluttes det, at kirkebogsføringen skal være elektronisk, og Den Ny Kirkebog (DNK) indføres i 2002-2003 i hele landet (minus Sønderjylland). I stedet for at opfinde et helt nyt system bliver CPR udbygget med tabeller til de kirkelige oplysninger. Til almindelig information blev der i 2001 udgivet en skrivelse med baggrund mv. for indførelse af Den Ny Kirkebog.
Sønderjylland
I Sønderjylland foregår den civile registrering hos personregisterførere i kommunerne i et papirbaseret personregister. Fra maj 2007 overgik personregisterførerne i de sønderjyske kommuner også til elektronisk registrering (PERSON).
Hvorfor modernisere ministerialbogsregistreringen
Tiden var moden til en modernisering. Informationsteknologien havde vist sin bæredygtighed i almindelighed og specielt som et velegnet værktøj til håndtering af store mængder oplysninger, som benyttes ofte (f.eks. CPR, Tingbøgerne, Værdipapircentralen, Dankortet). Personregistreringen burde administreres med ny teknologi og derved forene ministerialbøgernes retsgyldige og fyldestgørende oplysninger med den effektivisering og tilgængelighed, der er følgen af omlægning til informationsteknologi. Brug af edb skulle effektivisere en række arbejdsgange og dermed forhøje serviceniveauet for borgerne og frigøre tid hos ministerialbogsførerne til andre og eventuelt nye opgaver. Sognet ville efter omlægning fremstå som en moderne arbejdsplads med mulighed for at yde borgere og andre myndigheder en tidssvarende betjening.
Indhold og arbejde i Den Ny Kirkebog
Indførelsen af Den Ny Kirkebog medførte en forenkling af arbejdsgangene på kirkekontoret.
Tidligere når et barn blev døbt i et andet sogn end det var født. Skulle dåbssognet først bede om en blanket med fødselsoplysninger. Efter dåben skulle den sendes tilbage til fødesognet. Folkeregisteret skulle have besked om medlemskab og evt. navn, og Folkeregisteret indtastede data i CPR. Og begge sogne skulle skrive dåben ind i hoved- og kontrabog med blæk.
F.eks. er de tidskrævende arbejdsgange med tilbagemelding af dåb og navngivning til fødesognet ophørt. En række potentielle fejlkilder til oplysninger i CPR er således også blevet fjernet. Hver borger har i Person sin egen personside, som ”følger personen” - også når borgeren flytter, og der skal ikke anvendes mange ressourcer på at finde oplysninger frem om borgerne fra andre ministerialbøger. PERSON har medført, at personoplysningerne er til rådighed for alle personregisterførere, så snart PERSON er opdateret.
Ministerialbogsførerens pc er forbundet til en fælles database
Den fælles database opbygges af de ministerialbogsdata, som allerede gennem mange år er overført til CPR fra ministerialbøgerne, og som ved verificeringen forud for DNK er blevet berigtiget og ajourført. PERSON vil herefter bliver løbende udbygget med data for de registreringer vi foretager i dag. Personregisterføreren har adgang til at forespørge på alle data. Kirkelige handlinger registreres i hændelses-sognet – bortset fra begravelser, der altid registreres af begravelsesmyndigheden for en person, der er bosat i Danmark.
Personregistrering – personregisterførere
”En ny kirkebog bliver ikke ved med at være ny?” ”Hvorfor skal en person, der ikke er medlem af folkekirken, skrives i en kirkebog?” osv. Sådanne problematikker betød, at der i begyndelsen af 2007 blev gennemført en større navnekonvertering. Den Ny Kirkebog (DNK) blev nu betegnelsen på det projekt, der etablerede elektronisk registrering. En ministerialbogsfører (præst/kordegn) blev personregisterfører. Man skrev ikke i en ministerialbog men i et personregister.
Det blev klarlagt, at civile oplysninger (f.eks. navne) blev registreret i CPR (på CPR-tabeller), og kirkelige oplysninger (f.eks. dåbsoplysninger) blev registreret i den elektroniske kirkebog (på kirke-tabeller). Registreringsprogrammet kommer til at hedde PERSON.
PersonSAG – et ældre sagsbehandlingssystem
Fra juni 2013 blev der indført et sagsbehandlingssystem PersonSAG, til behandling af digitale anmeldelser om faderskab (OA), navngivninger, navneændringer og begravelser.
I november 2017 blev der lanceret en ny version af PERSON (version 3.0). Den største ændring i forhold til den foregående version er, at PersonSAG fra 2013 blev indarbejdet i PERSON og nu hedder Indkomne sager.
Derudover er programmet nu web-baseret. Ved flere efterfølgende tilretninger er det nu også muligt at modtage tilmelding til konfirmandforberedelse og konfirmation i Indkomne sager, samt at modtage attestbestilling.
Borgeren anvender selvbetjeningsløsninger på borger.dk (OA, navngivning, navneændringer, begravelse, attestbestilling) samt sognets hjemmeside eller folkekirken.dk til tilmelding til konfirmation. Der kom nye versioner af selvbetjeningsløsningerne i januar 2020.
Sognets kirkebog
PERSON vil for den enkelte personregisterfører omfatte de borgere, som bor i sognet. En personside kan altså være udfyldt af mange forskellige personregisterførere, men den egentlige myndighed fremgår ved hver eneste registrering. Hvis der derfor er problemer med en registrering, f.eks. at der er sket en fejl, kan en personregisterfører altid se, hvor og hvornår den pågældende registrering er foretaget.
Sikkerhed
Personregistret indeholder følsomme og fortrolige oplysninger, f.eks. om forældre, adoption, kønsskifte mv. Derfor er sikkerhedsniveauet i PERSON meget højt, og derfor har personregisterførerne tavshedspligt. Fortrolighed sikres ved adgangskontrol baseret på brugernavn og personligt kodeord og ved benyttelse på det lukkede Kirkenet. Persondata lagres kun i den fælles centrale database, der er omfattet af stor sikkerhed. Der er således ingen PERSON-data på de lokale pc-er i f. m. personregistrering. Alle oplysninger, der indføres i PERSON, bliver forsynet med en markering af, hvem der har foretaget registreringen. Tid og sted bliver også registreret. For at kunne spore eventuelle forsøg på misbrug af rettighederne til at foretage opslag, bliver der foretaget logning af:
- alle forsøg på at komme ind på Kirkenettet,
- alle forsøg på at komme ind på PERSON samt
- alle forespørgsler og opdateringer af PERSON.
For yderligere oplysning om reglerne for sikkerhed henvises til sikkerhedscirkulæret (Kirkeministeriets cirkulære af Sikkerhedscirkulære af 6/6 2016 om sikkerhedsforanstaltninger i Kirkenettet).
Samspil mellem ministerialbøgerne og CPR
Der er med PERSON et nært samspil med CPR-registret. Dette samspil er udvidet betydeligt med DNK/PERSON. PERSON og CPR-registret er således gensidigt afhængige af hinanden. De to registre løser som udgangspunkt to forskellige opgaver. PERSON indeholder de grundlæggende personoplysninger og fungerer desuden som folkekirkens medlemsregister med fortegnelse over kirkelige handlinger. I forbindelse med Personregistrering varetages den nødvendige sagsbehandling, og PERSON indeholder den retsgyldige information. CPR-registret er et brugerregister, der indeholder en række andre oplysninger, og det er i praksis tilgængeligt for civil anvendelse på en række områder.
Kirkenettet
Kirkenettet varetager kommunikation mellem sognet og de fælles databaser samt den elektroniske kommunikation sognene imellem. Netværket vil som udgangspunkt bære al data-trafik, herunder e-mail, Internet-adgang, edb-administration (herunder distribution af programmer) samt PERSON datatrafik. PERSON-oplysninger sendes i krypteret (kodet) form via Kirkenettet.
Regelværket
> Find henvisning til CIR nr. 57 af 30/06/2006
Cirkulære om førelse af folkekirkens ministerialbøger i den elektroniske kirkebog og om udfærdigelse af attester og udskrifter m. v.
Statens Arkiver
For Statens Arkiver betyder Den Ny Kirkebog, at der fremover vil blive afleveret arkivalier i en anden form. Statens Arkiver har besluttet, at der hvert tiende år skal afleveres en komplet kopi af DNK-registret, første gang juni 2012. Vedrørende slægtsforskningens fremtidige adgang til elektronisk arkiveret ministerialbogsmateriale henvises til Statens Arkivers regler herom. Øvrige bevaringsværdige arkivalier ligger hos Landsarkiverne.
De håndførte ministerialbøger
De håndførte ministerialbøger indeholder stadig den gældende grundregistrering i de tilfælde, hvor oplysningerne ikke findes i Person/CPR. Kirkebøgerne skal derfor forblive på kirkekontorerne og afleveres i henhold til gældende regler, dvs. 100 år efter at hovedbogen henholdsvis kontrabogen er udskrevet. Ved en sagsbehandling, hvor der indgår oplysninger, der ikke er verificeret, foretages denne verificering først ved Kirkeministeriets verificeringsenhed. Sagsbehandlingen/registrering/udskrivning af attest kan derefter foretages i PERSON.
Tilsyn
Tilsyn med kirkebogsføringen blive udført af provsten.