Indhold
Svar gerne hurtigt
Medsend evt. kirkebog med det samme for personer født efter 1960
Opret altid en sag
Hvis I ikke ved, hvor en borger er tilført – kan Verificeringsenheden heller ikke finde ham/hende
Tjek om personen er tilstrækkeligt verificeret
Husk at tjekke om en person er verificeret inden sagsbehandling
Send kun billede af personen, der skal verificeres
Scanner
Brug skabelonerne til høring
Personer født efter overgangen til den elektroniske kirkebog
Svar gerne hurtigt
Verificeringsenheden oplever ofte, at de skal sende flere rykkere, før de får det relevante bilag, eksempelvis kopi af en kirkebog.
Der er altid en borger som venter i den anden ende, så svar gerne Verificeringsenheden så hurtigt som muligt. Er der omstændigheder, som gør, at du ikke kan få adgang til bøgerne eller andet, så skriv en kommentar på sagen.
> Læs hvordan du skriver en kommentar i Vejledning til bestilling af verificering
Medsend evt. kirkebog med det samme for personer født efter 1960
Hvis en person født efter 1960 skal verificeres, og du er fødsels- eller dåbssogn, må du meget gerne vedhæfte kopi af kirkebogen med det samme, så Verificeringsenheden ikke skal bruge tid på at sende besked og bede om den.
> Læs Vejledning til bestilling af verificering
Opret altid en sag
Vær opmærksom på: Fremsendelse af kirkebogen på mail kan IKKE erstatte en bestilling. Du skal altid oprette en sag, hvis du ønsker en verificering.
Hvis I ikke ved, hvor en borger er tilført – kan Verificeringsenheden heller ikke finde ham/hende
Verificeringsenheden modtager sommetider verificeringsanmodninger i stilen:
... "Er født i Korea og medlem af folkekirken, så han må være døbt …"
... "Der står, han er født i Danmark ..."
Det er en stor hjælp for Verificeringsenheden, at I har foretaget høring af borgeren og modtaget alle nødvendige oplysninger, før I sender sagen til Verificeringsenheden. Personen kan f.eks. være fødselsregistreret/døbt i et anerkendt trossamfund eller lign. Verificeringsenheden har ikke mulighed for at se andet, end I kan.
Tjek om personen er tilstrækkeligt verificeret
Hvis der er gul trekant i stamdata, og du under fanen Verificering kan se, at forældreforhold samt medlemskab er verificeret, og første og aktuelle navnerække er verificeret, så er der ikke grund til yderligere verificering, og der kan udstedes attest og foretages registreringer.
Du skal derfor ikke sende sagen til Verificeringsenheden, med mindre et navn er givet ved navnebevis. Skriv hvilket navn det drejer sig om, når du bestiller verificeringen.
> Læs artiklen "Er personen verificeret?"
Husk at tjekke om en person er verificeret inden sagsbehandling
Verificeringsenheden modtager en del sager, hvor der er registreret ind- eller udmeldelse af folkekirken, eller en navneændring, før de eksisterende oplysninger er blevet verificeret.
Der må IKKE foretages registreringer ud fra ikke-verificerede oplysninger. Der kan registreres med tilbagevirkende kraft efter verificering.
Undtagelse:
Nødvielser SKAL dog registreres i PERSON af præsten hurtigst muligt, da indberetningen ikke kan vente - uden hensyntagen til verificering, den klarer vi bagefter.
Det kan IKKE vente til en evt. kordegn er på kontoret igen.
Send kun billede af personen, der skal verificeres
Som en følge af GDPR må verificeringsenheden ikke kræve flere oplysninger end dét de skal bruge. Det betyder, at I kun skal indsende oplysninger om den person, der skal verificeres. Verificeringsenheden skal IKKE have de fulde sider i kirkebogen (med mindre personen står i en kirkebog, hvor der er én person pr. side).
Husk at Verificeringsenheden skal have alle felter på rækken/siden- også selv om de er blanke. Tjek på scan/kopi at alt er med og kan læses, før vedhæftning på sagen.
Vær opmærksom på: Hvis der i kirkefeltet ved dåben eller andre steder står 'do', så skal I huske at skrive i feltet 'Årsag til verificering', hvad det henviser til, når I udfylder verificeringsbestillingen, ellers skal Verificeringsenheden skrive tilbage og bede jer om oplysningerne.
Scanner
Vær opmærksom på: Er din scanner i stykker, eller har du ikke nogen på kontoret, så kan du enten bruge en scanningsapp på din telefon eller tage et billede af bogen med din telefon - FORUDSAT at du har din KM- mail på telefonen. Du skal sende billedet/scanningen fra din KM-mail på telefonen til sognepostkassen; så du får det over på din pc, og kan vedhæfte den til verificeringssagen.
Læs afsnittet ovenfor, hvad du skal sende.
> Læs Vejledning til bestilling af verificering
Brug skabelonerne til høring
Når en borger skal høres om medlemskab eller navn, fordi der er forskel på, hvad der står i ministerialbogen og i CPR, så har vi brevskabeloner til formålet. Der er links til brevskabelonerne i den tekst Verificeringsenheden sender til jer - brug dem.
Personer født efter overgangen til den elektroniske kirkebog
Verificeringsenheden verificerer kun personer, som står i de gamle kirkebøger. Der er dog nogle ”børn”, som ikke er blevet fødselsregisteret, eller har fået registreret Fødested i stedet for Fødsel efter overgangen til den elektroniske kirkebog. Her fremgår forældre ikke på attesten, når du vil udskrive den. Der kan være rød trekant i Stamdata.
I disse tilfælde skal sognet selv verificere. Der skal indhentes fødselspapirer fra hospital eller forældre, og forældreforholdet skal verificeres.