En kirkebogsrettelse er en rettelse i den fysiske ministerialbog og har en særlig arbejdsgang, som altid skal følges.
Hvis der opdages en fejl i en hovedministerialbog, skal fejlen/manglen dokumenteres. Sognet skal lave en beskrivelse af fejlen og samle dokumentation herfor, med oplysning om, hvad der skal stå i stedet. Oplysningerne skal sendes til Provstiet.
Provstiet behandler sagen og sender den videre til Stiftet.
Stiftet behandler sagen og sender den videre til By- Land- og Kirkeministeriet.
Først når der foreligger skriftligt svar fra By- Land- og Kirkeministeriet, må den egentlige rettelse foretages i den fysiske ministerialbog.
Rettelsen skal foretages med kuglepen, og det forkert indskrevne skal streges over med en enkelt streg, så man stadig kan se, hvad der står.
I svaret fra By- Land- og Kirkeministeriet vil stå, hvad der skal skrives i anmærkningsfeltet i ministerialbogen. Der skal i anmærkningen også henvises til sagsnummeret.
Vær opmærksom på: Det er Verificeringsenheden, som skal ændre oplysningerne i PERSON, når kirkebogsrettelsen er skrevet ind i den fysiske bog.
Bestil en verificering og vedhæft kopi af hovedbogen med den noterede kirkebogsrettelse.