En kirkebogsrettelse er en rettelse i den fysiske ministerialbog og har en særlig arbejdsgang, som altid skal følges.
Hvis der opdages en fejl i en hovedministerialbog, skal fejlen/manglen dokumenteres. Sognet skal lave en beskrivelse af fejlen og samle dokumentation herfor, med oplysning om, hvad der skal stå i stedet. Oplysningerne skal sendes til Provstiet.
Dokumentation kan være kopi af ministerialbogens hovedbog, slægtstræ, attester, billeddokumentation og meget andet. Det er vigtigt, at det er hovedbogen og ikke kontrabogen, der er kopi af.
Sognet skal sende anmodningen om kirkebogsrettelse – eller tilføjelse til kirkebogen - vedhæftet dokumentation for sagen ad tjenstlig ved. Det betyder, at sognet først skal sende sagen til provstiet.
Provstiet behandler sagen og sender den videre til Stiftet.
Stiftet behandler sagen og sender den videre til By- Land- og Kirkeministeriet.
Først når der foreligger skriftligt svar fra By- Land- og Kirkeministeriet, må den egentlige rettelse foretages i den fysiske ministerialbog.
Rettelsen skal foretages med kuglepen, og det forkert indskrevne skal streges over med en enkelt streg, så man stadig kan se, hvad der står.
I svaret fra By- Land- og Kirkeministeriet vil stå, hvad der skal skrives i anmærkningsfeltet i ministerialbogen. Der skal i anmærkningen også henvises til sagsnummeret.
Vær opmærksom på: Det er Verificeringsenheden, som skal ændre oplysningerne i PERSON, når kirkebogsrettelsen er skrevet ind i den fysiske bog.
Bestil en verificering og vedhæft kopi af hovedbogen med den noterede kirkebogsrettelse.