By-, Land og Kirkeministeriet, Personregistreringsenheden gennemfører tilsyn med de udtræk af et adm. personnummer, der er håndteret hos de involverede myndigheder. For at Personregistreringsenheden kan foretage tilsynet, skal 1.16-myndigheden, umiddelbart efter at sagen er afsluttet arkivere bestillingsskemaet samt relevante dokumenter i PERSONarkiv.
Relevante dokumenter, som har ligget til grund for sagsbehandlingen af det adm. personnummer, kan fx være:
- Billedfiler af ID-beviser
- Samtykkeerklæring fra asylansøger
- Bestilling af oplysninger hos udlændingemyndighederne om asylansøger
- Notat på baggrund af samtale med tolk (hvor mundtligt samtykke fra asylansøger fx er givet)
- Korrespondance vedr. dokumentation, hvis dokumentationen i første omgang ikke har været tilstrækkelig
- Notat af andre relevante oplysninger til sagen, som ikke fremgår af skemaet
Opmærksomheden henledes på afsnit 6.13 i proceduren.
> Link til procedure vedr. implementering af initiativ 1.16