For at indhente relevante oplysninger i forbindelse med afholdelse af konfirmationen, kan du oprette formularer. Via formularerne kan du også sende og videregive information til og fra forældrene.
> Se også webinar om KonfirmandKommunikation
Vær opmærksom på: KonfirmandKommunikation er ét system, mens Konfirmandtilmelding er en selvbetjening til at tilmelde deres barn til konfirmation. Hvis du vil vide mere om Konfirmandtilmelding kan du læse herunder.
> Find evt. artikel om Konfirmandtilmelding
Indhold
Standard (obligatoriske) formularer
Ret formular
Opret formular til valg af Præst (Obligatorisk)
Opret formular til Kirke (Obligatorisk)
Opret formular til Dato (Obligatorisk)
Opret din egen formular - 'en ikke-obligatorisk, manuel formular'
Formular med tekstfelt
Formular med drop-down (flere muligheder)
Hvad kan forældrene se, når de logger sig på deres KonfirmandKommunikation?
Anbefaling: Først NÅR din formular er klar kan du sende besked til forældrene
________________________
Standard (obligatoriske) formularer
Systemet har som tidligere nævnt tre standard formularer, også kaldt for 'Obligatoriske':
- Præst
- Dato
- Kirke
Oplysninger om konfirmationspræst, konfirmationsdato og konfirmationskirke SKAL være udfyldt, før du kan registrere den afholdte konfirmation i PERSON, og derfor er de obligatoriske.
Oplysninger om sognets præster og kirker er oplysninger, der er automatisk overført fra konfirmationssognet fra KIS (Kirkens Informationssystem). Du kan altså derfor KUN finde de præster, der hører til i konfirmationssognet.
> Læs artiklen Overfør til PERSON
Hvis der er en præst eller flere, der vises på jeres liste, men som ikke skal afholde konfirmationen, har du mulighed for at skjule den eller de præster.
> Læs evt. også artiklen, der omhandler administrering af din formular
Ret formular
For at rette den enkelte formular, klikker du i selve feltet.
Nu kan du rette alle tekster til i din formular.
Vær opmærksom på:
Hvis formularen skal kunne besvares af forældrene (vises i ’Til besvarelse’), skal teksterne formuleres som spørgsmål.
Hvis forældrene kun skal se noget til information, skal din tekst ikke formuleres som et spørgsmål, og du skal have fokus på feltet 'Til Information’.
Eksempel ved Præst:
Hvis forældrene skal kunne vælge mellem flere præster, kan du skrive: "Hvilken præst ønsker I skal forestå konfirmationen?"
Hvis forældrene ikke skal kunne vælge, kan du skrive: "Denne præst skal konfirmere dit barn."
Se også eksempel herunder:
- Hvis forældrene skal have flere valgmuligheder, skal du sætte markering i ’Kan vælge flere’.
- Hvis forældrene skal kunne prioritere mellem sine svar, skal du sætte markering i ’Kan prioritere mellem valg’.
Vær opmærksom på: Formularen virker IKKE, hvis du vælger begge af mulighederne, 'Kan vælge flere' OG 'Kan prioritere mellem valg'.
Hvis du vil ændre rækkefølge af dine formularer til præsentation for forældrene
Hvis du ønsker at ændre på rækkefølgen af dine formularer, gøres det ved at klikke på pilen i øverste højre hjørne. Herefter flytter formularen ned på næste plads.
Det er ikke muligt at blande obligatoriske og manuelle formularer, der altid vil være grupperet med de obligatoriske først.
Opret formular til valg af Præst (Obligatorisk)
Formularen for præst er 'obligatorisk', hvilket betyder, at for at du EFTER konfirmationen kan overføre oplysninger om konfirmationen, skal dette felt være udfyldt.
De præster, der vises i den obligatoriske formular, er de præster, der er knyttet til konfirmationssognet (oprettet fra kirkens informationssystem KIS). Det er ikke muligt selv at tilføje præster i denne formular. Hvis du mener, der mangler en præst på listen, skal du kontakte Personregistreringsenheden .
> Skriv til Personregistreringsenheden på personregistrering@km.dk
Hvis forældrene skal kunne vælge mellem sognets præster, skal du klikke på 'Vis' til højre for præstens navn.
Nedenfor ser du et eksempel i et sogn med 3 præster. De to af dem er herefter sat til at blive set og den tredje bliver skjult, fordi præsten, Peter ikke skal være synlig i forældrenes valgmuligheder.
Husk også at vælge at synliggøre din formular til Præst i Formularoversigten i højre side af KonfirmandKommunikation:
Sæt markering i 'Til besvarelse', hvis de skal vælge præsten og svare - eller sæt markering i 'Til Information', hvis de blot skal kunne se din formular.
Hvordan ser forældrene din formular til præst
Du kan hurtigt få indblik i, hvordan din formular ser ud for forældrene. Nedenstående viser et eksempel på en formular til præst, hvor de selv skal vælge præsten i 'Til besvarelse'.
Hvis du selv ønsker at tjekke de formularer, du har oprettet, som forældrene skal svare på, skal du klikke det til her:
Opret formular til Kirke (Obligatorisk)
Formularen for kirke er 'obligatorisk', hvilket betyder, at for at du EFTER konfirmationen kan overføre oplysninger om konfirmationen, skal dette felt være udfyldt.
De kirker, der vises i den obligatoriske formular, er de kirker, der er knyttet til konfirmationssognet (oprettet fra kirkens informationssystem KIS). Det er ikke muligt selv at tilføje kirker i denne formular. Hvis du mener, der mangler en kirke på listen, skal du kontakte Personregistreringsenheden .
> Skriv til Personregistreringsenheden på personregistrering@km.dk
Hvis forældrene skal kunne vælge mellem flere kirker til konfirmationen, skal du klikke på den blå knap 'Vis' til højre for kirkens navn. Så vil kirken vises som en valgmulighed på forældrenes KonfirmandKommunikation.
Hvis du ikke ønsker, at forældrene skal kunne vælge mellem flere kirker, klikker du på 'Skjul' ud for kirkens navn i formularen. Knappen ændrer herefter navn til ’Vis’.
Opret formular til Dato (Obligatorisk)
For at oprette en konfirmationsdato med et klokkeslæt, klikker du først på feltet med kalenderen. Når dato og tidspunkt er valgt, klikker du på 'Tilføj'. Den valgte dato og klokkeslæt, vil nu stå i et felt over dato- vælgeren.
Så længe der ikke er nogen konfirmander tilknyttet den pågældende dato og klokkeslæt, er det muligt at fjerne den igen ved at klikke på 'Fjern'.
Hvis der er konfirmander tilknyttet en dato/klokkeslæt, er der ikke længere en ’Fjern’-knap ud for den pågældende dato.
Hvis du alligevel ønsker at fjerne en dato, hvor der er tilknyttet konfirmander, skal du først flytte konfirmanderne fra den pågældende dato.
Opret din egen formular - 'en ikke-obligatorisk, manuel formular'
Du kan selv oprette en formular - en ikke-obligatorisk formular der er beregnet til de spørgsmål, I ønsker at få svar på eller ønsker at informere forældrene om.
Du begynder med at oprette en manuelt oprettet formular ved at klikke i bunden af siden ('Opret formular'):
Herefter kan du vælge et 'Tekstfelt' eller en 'Dropdown':
Formular med tekstfelt
Via tekstformularen kan du give forældrene mulighed for at indsende fritekst. Det kan f.eks. være, at der i forbindelse med en konfirmandudflugt er behov for, at forældrene kan oplyse om barnets eventuelle allergier. Det er muligt at indstille, om svarfeltet skal være en linje eller flere linjer.
- Hvis spørgsmålet, som du stiller, kun kræver et kort svar, er en linje i svarfeltet nok.
- Hvis spørgsmålet, som du stiller, kræver et mere uddybende svar, skal du sætte flueben ud for 'Kan have flere linjer'. Herefter vil forældrenes svarfelt være et skrivefelt.
Formular med drop-down (flere muligheder)
Ved at lave en dropdown-formular, kan du give forældrene mulighed for at svare på et spørgsmål med de svarmuligheder, du laver til dem.
Eksempel: Du kan spørge forældrene, om de giver tilladelse til fotografering og offentliggørelse af billederne, og give dem mulighed for at svare enten 'Ja' eller 'Nej' via dropdown-menuen.
Indtast de ønskede valgmuligheder og klik ’Tilføj’.
Så længe ingen forældre har indsendt svar, og der derfor ikke er nogen konfirmander tilknyttet det pågældende valg, er det muligt at fjerne formularen ved at klikke på 'Fjern'.
Hvis der konfirmander tilknyttet valget, forsvinder 'Fjern'- knappen ud for den pågældende mulighed.
Det er muligt at fjerne hele formularen ved at klikke på 'Fjern'.
Vær opmærksom på, at hvis feltet indeholder data, som forældrene har indtastet, vil disse data også blive slettet.
Hvad kan forældrene se, når de logger sig på deres KonfirmandKommunikation?
Når du har oprettet en formular, kan forældrene ved at logge sig på med MitID få adgang til deres egen KonfirmandKommunikation, hvor de kan se og svare på din formular.
> Find evt. artiklen om Forældrenes KonfirmandKommunikation
I eksemplet nedenfor ser du forældrenes KonfirmandKommunikation og de faner, de har til rådighed.
Forældredelen af KonfirmandKommunikation har to sider, hvor man kan se de oprettede formularer:
- I 'Til besvarelse' finder de sognets formularer, der indeholder de spørgsmål, de skal besvare.
- I 'Information' finder forældrene, de oplysninger, du har gjort tilgængelige. Det kan være information, der stammer fra dét I er nået til enighed om fra forældrenes tidligere besvarelser.
Eksempel:
Du har oprettet en formular og lagt den i 'Til besvarelse', hvor du beder forældrene om at anføre, hvilke ønsker de har til konfirmationsdato. Forældrene svarer på formularen, og du ender med at tildele en konfirmationsdato på baggrund af de indkomne ønsker.
Dit svar til forældrene, kan du herefter gøre tilgængelig i 'Information', og de vil herefter kunne få adgang til en samling af de indberettede oplysninger under Information, der er relevant for Konfirmationens afholdelse.
Du kan oprette lige så mange 'Manuelt oprettede formularer’, som sognet har behov for. Det er helt afhængigt af, hvilke oplysninger, der er relevante i jeres sogn:
Det kan f.eks. være oplysninger om:
- Skole
- klasse
eller indhentelse af:
- fototilladelse
- tilladelse til at offentliggøre konfirmandens navn
De felter, der er obligatoriske i forhold til registrering af konfirmationen i PERSON ('Kirke', 'Præst' og 'Dato') er obligatoriske, fordi de er nødvendige for at KonfirmandKommunikation kan afsluttes og overføres til PERSON og er allerede oprettet.
Anbefaling: Først NÅR din formular er klar kan du sende besked til forældrene
Send et link til KonfirmandKommunikation (find det nedenfor i Forældrenes login), men først NÅR du har tilrettet dine formularer og er klar til at modtage svar fra forældrene eller sende relevante oplysninger til dem i forbindelse med konfirmationsforberedelse.
TIP: Se dine formularer inden du sender dem til forældrene - 2 måder:
1. Du kan tilgå dine formularer, ved at logge dig på som forælder. Det er gavnligt, så du kan sikre, at formularerne er klar - INDEN forældrene tilgår dem.
> Læs om hvordan du får adgang som forælder til jeres formularer
2. Du kan også tilgå dine formularer ved at synliggøre dem under fanen 'Opret formular'.
Øverst ud for Obligatoriske formularer kan du slå visning til ved "Se formularer "Til besvarelse" eller "Se formularer "Information".
Øvrige relevante links
FAQ - KonfirmandKommunikation
Download Quickguide til brugerrejsen