UdskrivPå kirkekontoret får man ofte henvendelser fra borgere, der ønsker information om deres familiemedlemmer.
Du skal overholde Persondataloven i forhold til, hvilke oplysninger du må give videre.
Dokumentation for slægtskab
Databeskyttelsesforordningen
Bedemænd
Kirkegårde
Kirkebøger
Dokumentation for slægtskab
For personer, der er født for mindre end 110 år siden, skal personen, der beder om oplysninger eller attest, kunne dokumentere et slægtskab til personen der forespørges om, før du må give oplysninger eller udlevere attest.
Ved forespørgsler om personer, som er født for mere end 110 år siden, må du udlevere oplysninger og attester til enhver, der beder om det.
Databeskyttelsesforordningen
For nulevende personer gælder det, at du ikke må udlevere nogen form for oplysninger.
En afdøds personoplysninger er beskyttet på samme måde, som da de var i live, indtil de har været døde i 10 år.
I Databeskyttelsesforordningen §2 Stk. 5. står der: Loven og databeskyttelsesforordningen finder anvendelse på oplysninger om afdøde personer i 10 år efter vedkommendes død.
Dvs. at du heller ikke må give besked om, at personen er død, hvis nogen spørger, før de har været døde i 10 år.
Eksempler:
- Hvis et familiemedlem kontakter dig, og ved at en nevø er død, kan dokumentere slægtskabet, og vil have oplyst, hvor han er begravet, må du gerne fortælle hvor gravstedet er. Har personen ikke været død i 10 år, må du ikke give nogen andre oplysninger end det.
- Hvis et familiemedlem kontakter dig, og kan dokumentere slægtskabet, men siger, at han ikke ved, om hans fætter lever længere, og hvis han er død, vil han gerne lægge en blomst på gravstedet, skal du søge fætteren frem i PERSON.
Er fætteren død, men har ikke været død i 10 år, må du IKKE fortælle, at han er død. Du må heller ikke fortælle hvor gravstedet er, for den oplysning giver jo også dødsfaldet.
Har han været død i mere end 10 år, må du gerne fortælle både at han er død, og hvor gravstedet er.
Vær opmærksom på - 10 år er 10 år. Har personen været død i 9 år og 10 måneder, må du bede personen henvende sig igen om 2 mdr., og blot henvise til regler om persondata, som skal overholdes.
Når de kommer tilbage, må du for tælle at han er død, og forklare persondata reglerne i forhold til dødsfald. - Hvis en bedstefar kontakter kirkekontoret, og vil vide, om hans barnebarn er døbt, må du ikke give den oplysning, selv om han har slægtsmæssig tilknytning til barnet. Børn under 18 er under forældrene i forhold til persondataloven, så bedstefar må kontakte forældrene.
Bedemænd
Ofte bliver kirkekontoret kontaktet af bedemænd i forbindelse med dødsfald, som vil have information om ægtefælles personnummer og afdødes medlemsforhold.
Disse oplysninger må du ikke give bedemanden.
I vores selvbetjeningsløsning om anmodning om begravelse/ligbrænding er disse informationer ikke nødvendige, men det kan være anderledes i bedemandens eget system.
Har bedemanden brug for disse oplysninger i forhold til sit eget system, må han selv købe en adgang til CPR.
Hvis informationerne ikke er tvingende nødvendige for hans system, må han skrive oplysninger om medlemskab og andet efter bedste evne. Det er en del at begravelsesmyndighedens sagsbehandling at opdage, at det oplyste medlemskab ikke stemmer overens med, hvad der står i PERSON, og vurdere, om kbf. evt. skal involveres i sagen.
Kirkegårde
En kirkegårdsleder kan også ringe og bede om informationer om f.eks. adresse på en gravstedsejer.
Det må du ikke udlevere. Kirkegården skal købe sin egen adgang til CPR, hvis de har brug for oplysninger derfra.
Kirkebøger
Får du henvendelse fra en slægtsforsker, som gerne vil komme og kigge i dine kirkebøger, er svaret altid nej. Kirkebøgerne er ikke offentligt tilgængelige.
Alle har ret til at få kopi af deres egen fysiske kirkebog.
De må ikke selv kigge i bogen, du skal tage kopien.
Tager du kopi af kirkebogen, så skriv bag på hvilket sogn, hvilken bog, hvilken litra og hvilken række kopien er fra, f. eks:
Vor Frue Sogn, København
Fødte 1970-1981
Litra 37
Række 3
Sæt stempel, dato og underskrift på bagsiden.
Hvis en person, som er født i dit sogn efter 1960, og derfor ikke kan finde sin kirkebog på www.sa.dk, henvender sig og siger han ved han er bortadopteret som spæd, og gerne vil vide, hvem hans biologiske forældre er, må du gerne udlevere kopi af kirkebogen.
En adopteret person har altid ret til aktindsigt. Du må gerne udlevere kopi af kirkebogen, hvor de biologiske forældre står, uanset om de er levende eller døde.
Det er altid adoptivforældrenes ansvar at fortælle børn, at de er adopterede, så selv om du udleverer kopi af en kirkebog og personen bliver meget overrasket over at finde ud af, at der er sket en bortadoption, har du ikke gjort noget forkert.
Du skal altid se ID ved udlevering af kirkebogskopi.