UdskrivPå kirkekontoret får man ofte henvendelser fra borgere, der ønsker information om deres familiemedlemmer.
Du skal overholde Persondataloven i forhold til, hvilke oplysninger du må give videre.
Indhold
Dokumentation for slægtskab
Databeskyttelsesforordningen
Bedemænd
Kirkegårde
Kirkebøger
Slægtsforskere
Egen kirkebog
Eksempler på henvendelser fra borgere
Dokumentation for slægtskab
For personer, der er født for mindre end 110 år siden, skal personen, der beder om oplysninger eller attest, kunne dokumentere et være enten ægtefælle, forældre (til barn under 18) eller efterkommer til personen der forespørges om, før du må give oplysninger eller udlevere attest.
Der kan også udleveres attest på baggrund af fuldmagt.
Ved forespørgsler om personer, som er født for mere end 110 år siden, må du udlevere oplysninger og attester til enhver, der beder om det.
Databeskyttelsesforordningen
For nulevende personer gælder det, at du ikke må udlevere nogen form for oplysninger til andre end personen selv, eller til forældre, hvis det drejer sig om et barn under 18.
En afdøds personoplysninger er beskyttet på samme måde, som da de var i live, indtil de har været døde i 10 år.
I Databeskyttelsesforordningen §2 Stk. 5. står der: Loven og databeskyttelsesforordningen finder anvendelse på oplysninger om afdøde personer i 10 år efter vedkommendes død.
Dvs. at du heller ikke må give oplysning om dødsfaldet på afdøde personer, før 10 år efter dødsfaldet.
Bedemænd
Det hænder, at kirkekontoret i forbindelse med dødsfald bliver kontaktet af en bedemand, der ønsker information om, hvorvidt afdøde havde slægtninge og om afdøde var medlem af folkekirken.
Disse oplysninger må du gerne give bedemanden, såfremt bedemanden kan sandsynliggøre, at han optræder på vegne af anmelder. Det kan f.eks. ske ved, at vedkommende kan oplyse navn og personnummer på afdøde, eller ved at bedemanden kan forevise en papirdødsattest på afdøde.
Når det drejer sig om oplysninger om afdødes slægtninge, vil det ikke altid være muligt at finde disse i PERSON/CPR, da man kun kan finde slægtninge i lige linje, såfremt disse er verificerede.
Kirkegårde
Henvender en kirkegårdsleder sig og beder om informationer om f.eks. adresse på en gravstedsejer, må du udlevere adressen, med mindre personen har navne- og adressebeskyttelse.
Vær opmærksom på - Du må ikke udlevere personnumre.
Kirkebøger
Slægtsforskere
Får du henvendelse fra en slægtsforsker, som gerne vil komme og kigge i dine kirkebøger, er svaret altid nej. Kirkebøgerne er ikke offentligt tilgængelige.
Egen kirkebog
Alle har ret til at få en kopi af deres egen tilførsel i den fysiske kirkebog.
Er personen født før 1960, kan du evt. henvise til Statens Arkiver, hvor de kan finde scanning af deres kirkebog.
Ønsker de en kopi af hovedbogen, må du gerne udlevere den.
Hvis en person, som er født i dit sogn efter 1960, henvender sig og siger, at han er bortadopteret som spæd, og ønsker at vide, hvem hans biologiske forældre er, må du gerne udlevere kopi af kirkebogen uanset om de biologiske forældre stadig lever.
Det er kun dig, der må kigge i bogen og tage kopien.
Du skal altid se ID ved udlevering af kirkebogskopi.
Vær opmærksom på - Det er kun rækken eller siden med oplysninger på personen, der må udleveres; man må ikke kunne se de omkringliggende rækker eller den modsatte side.
Notér bag på kopien hvilket sogn, hvilken bog, hvilken litra og hvilken række kopien er fra, f. eks:
Vor Frue Sogn, København
Fødte 1970-1981
Litra 37
Række 3
Sæt kontorstempel, dato og underskrift på bagsiden.
Eksempler på henvendelser fra borgere
- Hvis et familiemedlem kontakter dig, og ved at en nevø er død, kan dokumentere slægtskabet, og vil have oplyst, hvor han er begravet, må du gerne fortælle hvor gravstedet er. Har personen ikke været død i 10 år, må du ikke give nogen andre oplysninger end det.
- Hvis et familiemedlem kontakter dig, og kan dokumentere slægtskabet, men siger, at han ikke ved, om hans fætter lever længere, og hvis han er død, vil han gerne lægge en blomst på gravstedet, skal du søge fætteren frem i PERSON.
Er fætteren død, men har ikke været død i 10 år, må du IKKE fortælle, at han er død. Du må heller ikke fortælle hvor gravstedet er, for den oplysning giver jo også dødsfaldet.
Har han været død i mere end 10 år, må du gerne fortælle både at han er død, og hvor gravstedet er.
Vær opmærksom på - 10 år er 10 år. Har personen været død i 9 år og 10 måneder, må du bede personen henvende sig igen om 2 mdr., og blot henvise til regler om persondata, som skal overholdes.
Når de kommer tilbage, må du fortælle at han er død, og først nu henvise til Persondataforordningens §2 stk. 5. (Hvis du henviser til den ved første henvendelse, ved de, at det handler om dødsfald.) - Hvis en bedstefar kontakter kirkekontoret, og vil vide, om hans barnebarn er døbt, må du ikke give den oplysning, selv om han har slægtsmæssig tilknytning til barnet. Børn under 18 er under forældrene i forhold til persondataloven, så bedstefar må kontakte forældrene.