Som personregisterfører får man ofte henvendelser med ønske om information vedrørende borgere.
Indhold
Databeskyttelsesforordningen og loven
Henvendelser fra borgere
Bedemænd
Kirkegårde
Kirkebøger
Slægtsforskere
Egen kirkebog
Eksempler på henvendelser fra borgere
Udlevering af attester
________________________
Databeskyttelsesforordningen og loven
Her skal du være opmærksom på at overholde databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven i forhold til, hvilke oplysninger du må give videre.
Du skal således sikre dig, at du altid har et lovligt behandlingsgrundlag i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1.
For nulevende personer er udgangspunktet, at du ikke må udlevere nogen form for oplysninger til andre end personen selv, eller til forældre, hvis det drejer sig om personer under 18 år, medmindre du har et andet lovligt behandlingsgrundlag i medfør af ovennævnte bestemmelse.
Vær opmærksom på de skærpede krav i forhold til behandling af særlige personoplysninger fx om religiøs overbevisning i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1 og 2.
Af databeskyttelseslovens § 2, stk. 5 fremgår det, at loven og databeskyttelsesforordningen finder anvendelse på oplysninger om afdøde personer i 10 år efter vedkommendes død.
Det betyder, at afdødes personoplysninger er beskyttet på samme måde, som da de var i live, indtil de har været døde i 10 år, og du må af samme grund ikke give oplysninger om dødsfaldet på afdøde personer før 10 år efter dødsfaldet.
Henvendelser fra borgere
Får du henvendelse fra en borger, der beder om oplysninger på en person fx et familiemedlem, skal du henvise vedkommende til at rette henvendelse til Borgerservice. Borgerservice kan behandle henvendelsen efter reglerne i CPR-lovens §§ 42 – 46 om videregivelse af enkeltoplysninger m.v. til private.
Bedemænd
Det hænder, at kirkekontoret i forbindelse med dødsfald bliver kontaktet af en bedemand, der ønsker information om, hvorvidt afdøde havde slægtninge, og om afdøde var medlem af folkekirken.
Disse oplysninger må du gerne give bedemanden, såfremt bedemanden kan sandsynliggøre, at han optræder på vegne af anmelder. Det kan fx ske ved, at bedemanden kan oplyse navn og personnummer på afdøde, kan forevise en fuldmagt fra anmelder eller en papirdødsattest på afdøde.
Når det drejer sig om oplysninger om afdødes slægtninge, vil det ikke altid være muligt at finde disse i PERSON/CPR, da man kun kan finde slægtninge i lige linje, såfremt disse er verificerede.
> Læs også om, hvilke oplysninger du må give videre til en bedemand
Kirkegårde
Får du henvendelse fra en kirkegårdsleder, der beder om informationer om fx adresse på en gravstedsejer, må du ikke udlevere adressen.
Kirkegården/kirkegårdslederen må i stedet selv anskaffe sig en adgang til CPR-registeret, hvor de kan søge de oplysninger, de har brug for til varetagelse af arbejdet med kirkegården.
Oplysninger i fx kirkegårdsprotokoller eller på hjemmesider om gravsteder hører ikke under personregisterførerens ansvarsområde.
Kirkebøger
Kirkebøgerne er ikke offentligt tilgængelige.
Slægtsforskere
Får du henvendelse fra en slægtsforsker, som gerne vil komme og kigge i dine kirkebøger, er svaret altid nej.
Du kan i stedet henvise vedkommende til at søge på arkivalieronline.dk (Rigsarkivet), hvor kirkebøger (kontrabog) vedrørende personer født før 1960, er tilgængelige.
Egen kirkebog
Alle har ret til at få en kopi af deres egen tilførsel i den fysiske kirkebog.
Er personen født før 1960, kan du evt. henvise til arkivalieronline.dk (Rigsarkivet), hvor de kan finde scanning af deres kirkebog (kontrabog). Vær dog opmærksom på, at anmærkningsrubrikken er sløret på arkivarlieronline.dk
Ønsker personen en kopi af hovedbogen, må du gerne udlevere den mod forevisning af billed-id, men det er kun rækken eller siden med oplysninger på personen selv, der må udleveres; man må ikke kunne se de omkringliggende rækker eller den modsatte side.
Notér bag på kopien, hvilket sogn, hvilken bog, hvilken litra og hvilken række kopien er fra, fx:
Vor Frue Sogn, København
Fødte 1970-1981
Litra 37
Række 3
Sæt kontorstempel, dato og underskrift på bagsiden.
Vær opmærksom på: Hvis der står personnumre i kirkebogen, skal du på kopien strege løbenummeret ud, så det slet ikke kan ses, heller ikke ved gennemlysning. Du kan evt. sætte noget over løbenummeret på kopien og tage en ny kopi.
Du må også udlevere kopi af kirkebogen til en person over 18 år, som er bortadopteret og ønsker at vide, hvem hans biologiske forældre er, uanset om de biologiske forældre stadig lever.