Udskriv
Hvor ofte
Provsten skal holde tilsyn med sognets Personregistrering mindst hvert andet år.
Formål
Provsten afgiver hvert år indberetning til biskoppen om årets tilsyn. Sognet kan foretage eget tilsyn inden provstens tilsyn. Hermed sikrer sognet (Den kirkebogsførende sognepræst og evt. kirkefunktionæren) at sognets arbejde med Personregistrering er sket efter lovgivningen og borgerens ønsker er efterkommet indenfor lovens rammer.
Formålet med tilsyn dækker flere aspekter; at fastholde en høj kvalitet i registreringerne og en kontrol af, at korrekte oplysninger registreres hurtigst muligt, efter den pågældende hændelse eller kirkelige handling har fundet sted.
Tilsynet skal ligeledes sikre, at borgerens ansøgning/anmeldelse er fulgt og at de nødvendige dokumenter og signeringer i forbindelse med sagsbehandlingen og registreringen, er i orden og på plads.
Tilsynet bør endvidere medvirke til, at der fortsat består en høj grad af sikkerhed for at personregistreringsoplysningerne ikke kommer til uvedkommendes kendskab.
Tilsynet skal ikke kun indeholde tjek af Personregistrering. Også de fysiske rammer skal vurderes;
- Om kirkekontoret er hensigtsmæssigt placeret/indrettet
- Om der er den påkrævede adgang for borgerne til kontoret (barnevogne/gangbesværede/kørestole)
- Om der er mulighed for at have fortrolige samtaler med borgerne, evt. i særskilt lokale.
- Om ministerialbøgerne er tilgængelige og forsvarligt opbevarede
- Om det fysiske arkiv med papirsager og deres bilag er forsvarligt opbevaret
- Om kordegnen har de arbejdsredskaber, der er nødvendige, for at kunne passe sit arbejde optimalt (scanner/flere skærme mm.)
Forberedelse
Som forberedelse til synsforretningen, kan den tilsynsførende på forhånd danne en liste over gennemførte registreringer til stikprøvekontrol.
Dette foregår i PERSON via Søg -> Myndighed -> Tilsyn
Skriv myndighedens navn eller kode, vælg et tidsinterval, og vælg evt. en hændelse, for at begrænse søgningen.
Der kan også bruges en fysisk tjekliste.
Tilsyn i praksis
Hvis kbf eller provst har en personregisterfører med til tilsynet, anbefales det, at man bruger en personregisterfører fra naboprovstiet, så man undgår at provstiets kolleger fører tilsyn med hinanden.
Tilsynet bør gennemføres, hvor personregistreringsarbejdet foregår til daglig, og det bør gennemføres i samarbejde med den personregisterfører, der har foretaget den egentlig registrering.
Er der flere personregisterførere i sognet, kan man vælge, at kun en af dem er til stede, men alle må gerne tage del i tilsynet.
Når den daglige personregisterfører er til stede, kan man lettest kontrollere de konkrete registreringer med evt. bilag, og evt. spørgsmål vil kunne blive besvaret umiddelbart.
Det er den tilsynsførende, der tilrettelægger tilsynet, herunder tidspunktet for, og omfanget af tilsynet.
Det anbefales, at alle medarbejdere, som måtte have deres gang på kirkekontoret, informeres om tilsynet, så de ved hvad der foregår, og også ved, at evt. praktiske spørgsmål må vente til tilsynet er overstået.