UdskrivSvar gerne hurtigt
Vi oplever ikke sjældent, at vi skal sende flere rykkere, før vi får eks. kopi af en kirkebog.
Der er altid en borger som venter med længsel i den anden ende, så svar gerne så hurtigt som muligt. Er der omstændigheder, som gør, at du ikke kan komme til bøgerne eller andet, så skriv meget gerne en kommentar på sagen.
Medsend evt. kirkebog med det samme for personer født efter 1960
Hvis en person født efter 1960 skal verificeres, og du er fødsels- eller dåbssogn, må du meget gerne vedhæfte kopi af kirkebogen med det samme, så vi ikke skal bruge tid på at sende besked og bede om den.
Systemet kan desværre ikke håndtere at en fil indsættes samtidig med, at man opretter sagen. I den mail du modtager i sognepostkassen med sagsnummeret, følger du linket og indsætter kirkebogen via indsæt -> fil.
Hvis du ikke kan indsætte filen
Det kan hænde, at den fil du vil indsætte, er for stor til at ihlp-systemet kan klare det. Hvis det driller, så send en mail med filen til itk-p-support@km.dk - Skriv sagsnummeret i emnefeltet.
Vær opmærksom på – fremsendelse af kirkebogen kan IKKE erstatte en bestilling via Ihlp – den skal oprettes via Link til ”bestilling af verificering” på forsiden af p-supportforum.
Hvis I ikke ved, hvor en borger er tilført – kan vi heller ikke finde ham/hende
Vi får af og til verificeringsanmodninger i stilen: Er født i Korea og medlem af folkekirken, så han må være døbt …
Det er en stor hjælp for os, at I har hørt borgeren om alle nødvendige oplysninger, før I sender sagen til os; kan personen f.eks. være døbt i et anerkendt trossamfund. Vi har ikke mulighed for at se andet, end I kan.
Tjek om personen er tilstrækkeligt verificeret
Hvis der er gul trekant i stamdata, og du under fanen Verificering kan se, at forældreforhold samt medlemskab er verificeret, og første og aktuelle navnerække er verificeret, så er der ikke grund til yderligere verificering, og der kan udstedes attest og foretages registreringer.
Du skal derfor ikke sende sagen til verificering.
Husk at tjekke om en person er verificeret inden sagsbehandling
Vi har haft en del sager, hvor personer er blevet (gen)indmeldt i eller udmeldt af folkekirken, eller at der er lavet navneændring, før de eksisterende oplysninger er blevet verificeret.
Der må ikke foretages registreringer ud fra ikke-verificerede oplysninger. Der kan registreres med tilbagevirkende kraft efter verificering.
Nøddåb og nødvielser SKAL dog registreres i PERSON af præsten hurtigst muligt, da indberetningen ikke kan vente - uden hensyntagen til verificering, den klarer vi bagefter.
Det kan ikke vente til en evt. kordegn er på kontoret igen.
Send hele bogen med
Hvis I har kirkebøger som går over to sider, så send hele venstre og hele højre side med. Nogle gange står der “do” eller ’’ i kirkefeltet ved dåb, eller vi kan komme ud for at skulle sammenligne skrift med andre steder på siden, så det er vigtigt at vi har det hele med.
Er jeres kirkebog på en enkelt side, så tjek jeres kopi eller scan inden I indsætter den på verificeringssagen, om der måske er røget nogle bogstaver et sted – her skal vi også have det hele, også selv om anmærkningsfelterne nederst på siden er tomme.
Personer født efter overgangen til den elektroniske kirkebog
Vi verificerer kun personer, som står i de gamle kirkebøger. Der er dog nogle ”børn”, som ikke er blevet fødselsregisteret (korrekt) efter overgangen til den elektroniske kirkebog, og forældre kommer derfor ikke med på attesten, når du vil udskrive den.
Er der rød trekant i stamdata, er der slet ikke fødselsregistreret, og fødesognet skal indhente fødselsoplysninger fra forældrene/hospitalet. Kan hospitalet sende en elektronisk jordemoranmeldelse, registreres denne fra PERSON. Kommer oplysningerne på papir er arbejdsgangen:
Indberet –> Fødsel –> Fødsel.
Hvis du i hændelseskataloget ser, at der ikke er indberettet Fødsel, men i stedet Fødested (særskilt), er der ikke korrekt fødselsregistreret, men der vil ikke være rød trekant i Stamdata.
Under fanen Familie på barnets personside vil du se, at forældrene er registrerede, men ikke verificerede. Også her skal der indhentes fødselsoplysninger fra hospitalet og arbejdsgangen er:
Administration – >Verificering – >Forældre – Verificer