Her vises oversigten over sogne i Aabenraa Provsti fra PERSONtjek DEMO. Det er sognene som sagsbehandler og registrerer i PERSON. Derfor skal der gennemføres et tilsyn af personregistreringen, som er udført af hvert enkelt sogn.
Siden har følgende opbygning:
I kolonnen til venstre står sognene listet op i alfabetisk rækkefølge med deres 4-cifrede myndighedskode.
Ordinært tilsyn de seneste 2 år?:
Der kan være to ikoner i denne kolonne:
- Et tommel-op-ikon betyder, at der har været ført og afsluttet et tilsyn af sognets personregistrering de seneste to år fra dags dato.
- Et tommel-ned-ikon betyder, at der ikke har været ført og afsluttet et tilsyn af sognets personregistrering de seneste to år.
Dato for seneste tilsyn
Dette er datoen for den dag, hvor provsten afsluttede tilsynet af sognets personregistrering i PERSONtjek. Så snart en provst afslutter et tilsyn i PERSONtjek, vil stiftet kunne se datoen ændrer sig her.
NB: Ifølge cirkulæret er provsten ikke forpligtet til at sende tilsynsrapporten til biskoppen samme dag, som provsten afslutter et tilsyn. Det betyder, at der ofte vil være forskel imellem datoen i kolonnen "Dato for seneste tilsyn" og datoen i kolonnen "Tilsynsrapporten".
Tilsynsrapporten
I denne kolonne finder man selve tilsynsrapporten om personregistrering for et givent sogn. På knappen står datoen for stiftets modtagelse af den senest modtagne tilsynsrapport for sognet. Hvis man klikker på en knap med en dato på, bliver tilsynsrapporten downloadet til og gemt på ens PC som en PDF-fil. PDF-filen har sognets 4-cifrede myndighedskode som titel.
Fx hvis man klikker på tilsynsrapporten for Bov Sogn (9029), modtaget den 23/03/2023, bliver tilsynsrapporten downloadet til og gemt på ens PC som en PDF-fil med titlen 'Tilsynsrapport-9029.pdf'.
Hvis der står 'Ingen rapport' på knappen, har provsten ikke indberettet nogen tilsynsrapport for dette sogn via PERSONtjek.
NB:
Selve rapporten beskrives i artiklen:
> Artiklen: PERSONtjek til stifter 5 af 6 - Tilsynsrapportens opbygning
Kommentar
Her kan stiftsadministrationen beskrive sagsbehandlingen af én tilsynsrapport. Formålet er, at stiftsadministrationens medarbejdere kan se, hvilken medarbejder som har sagsbehandlet tilsynsrapporten.
Hvis der ikke er skrevet en kommentar til tilsynsrapporten, har kommentar-knappen dette udseende:
Hvis der er skrevet en kommentar til tilsynsrapporten, har kommentar-knappen dette udseende:
For at tilføje en kommentar, klikker stiftsmedarbejderen på knappen 'Kommentarer' ud for et sogn:
En lille tekstboks åbner. klik på knappen 'Tilføj kommentar'.
I indtastningsfeltet indtaster stiftsmedarbejderen sin kommentar, og klikker på knappen 'Gem kommentar'.
En kommentar kan være 'Jeg begynder sagsbehandlingen' eller 'Jeg har læst tilsynsrapporten. Jeg skriver en mail til provsten, da jeg har et spørgsmål om tilsynsrapporten'.
Den gemte kommentar vises under indtastningsfeltet. PERSONtjek gemmer automatisk dato og klokkeslæt for kommentaren samt navnet på stiftsmedarbejderen, som har skrevet kommentaren. Kommentaren behøver derfor ikke at indeholde disse oplysninger. Indtastningsfeltet lukker ved at klikke på knappen 'Luk'.
Du får også kommentaren vist, ved at klikke på knappen 'Kommentarer' på oversigten over sogne.
Status
Feltet kan have fire forskellige statusser: 'Ingen', 'Modtaget', 'Behandles', eller 'Afsluttet'.
Ingen
Hvis der aldrig er blevet indsendt en tilsynsrapport i PERSONtjek for et givent sogn, vil status være 'Ingen'. Denne status kan ikke ændres af en stiftsmedarbejder.
Modtaget
Når stiftet modtager en tilsynsrapport, sætter PERSONtjek automatisk status til 'Modtaget'.
Stiftsmedarbejderen kan nu ændre status, så knappen afspejler, hvor langt sagsbehandling af den enkelte tilsynsrapport er kommet.
Behandles
Når stiftsadministrationen læser en tilsynsrapport og siden gemmer tilsynsrapporten i F2, svarer disse handlinger til status 'Behandles'.
Man sætter status til 'Behandles' ved at klikke på 'Modtaget' og vælge 'Behandles'.
Afsluttet
Når sagsbehandlingen er afsluttet, vælger man punktet 'Afsluttet'.
NB: Kommentarer og stati for den enkelte tilsynsrapport bliver gemt i PERSONtjek. Kommentarer og stati bliver siden overført med tilsynsrapporten til stiftsadministrationens arkiv over tilsynsrapporter i PERSONtjek.
Hvor længe ligger en tilsynsrapport i oversigten over sogne?
Oversigten over sogne indeholder den seneste tilsynsrapport, som provsten har indsendt til biskoppen, for hvert enkelt sogn i provstiet.
Når provsten indsender en ny tilsynsrapport for et sogn, skubber den seneste tilsynsrapport den næst-seneste tilsynsrapport ned i stiftsadministrationens arkiv over tilsynsrapporter i PERSONtjek.
Dette princip gælder, uanset hvilken status den næst-seneste tilsynsrapport har i PERSONtjek.
> Læs artiklen PERSONtjek til stifter 5 af 6 - Tilsynsrapportens opbygning